Архивын ерөнхий газрын даргын 2012 оны

 78 дугаар тушаалын хавсралт

Банк, санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн

үйл ажиллагааны явцад үүссэн санхүүгийн

нийтлэг баримт бичгийн хадгалах хугацааны

үлгэрчилсэн жагсаалт хэрэглэх заавар

Нэг. Нийтлэг үндэслэл

1.1  Үлгэрчилсэн жагсаалт нь банк, санхүү, зээлийн байгууллага, хөрөнгө оруулагч, хувьцаа эзэмшигчид  болон тэдгээрийн харилцагч, үйлчлүүлэгчийн хоорондын харилцааны явцад үүссэн  банк, санхүү, зээл, нягтлан бодох бүртгэлийн   холбогдолтой баримт бичгийн  хадгалах хугацааг заасан архивын норматив арга зүйн  баримт бичиг болно.  

1.2 Үлгэрчилсэн жагсаалтын түр хадгалах хугацаа нь тухайн баримтыг хадгалах хамгийн доод хязгаар юм. Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлог, ажлын шаардлагаар баримт бичгийн зшү хугацаа сунгах асуудлыг байгууллагын баримт бичиг нягтлан шалгах комисс  /ББНШК/-ын албан ёсны шийдвэрээр тогтооно. 

1.3 Үлгэрчилсэн жагсаалтыг байгууллагын “Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт”, “Баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт” боловсруулах болон байгууллагын ББНШК, төрийн архивын дэргэдэх Баримт бичиг нягтлан шалгах арга зүйн комисс /ББНШАЗК/-ын практик үйл ажиллагаанд  хэрэглэнэ. 

Хоёр. Үлгэрчилсэн жагсаалтын бүтэц

2.1 Үлгэрчилсэн жагсаалт нь банк, санхүү, зээл, нягтлан бодох бүртгэлийн үйл ажиллагааны чиглэлээр ангилсан 11 үндсэн бүлэгтэй,  бүлэг дотор удирдамжийн ба зохион байгуулах агуулгаар нь дэд бүлэгт, дэд бүлэг дотроо баримт бичгийг нэр төрөл, ач холбогдлоор дараалж, нэгдсэн дугаар өгсөн.  Үүнд:

Нэгдүгээр бүлэгт: банк, санхүүгийн  удирдлага-захирамжлалын болон зохицуулах, хянаж шалгах, үйл ажиллагааны эрсдлийн үеийн онцгой дэглэм болон санхүү-мөнгөний удирдлага ба менежментийн явцад үүсэх  баримт бичгийг,

Хоёрдугаар бүлэгт:  санхүү эдийн засгийн төлөвлөлт, санхүүжилт, мөнгөн хадгаламж, харилцах,   үнэт цаасны арилжаанд оролцогч талуудын зээл, зээлийн  харилцааны  явцад үүсэх баримт бичгийг, 

Гуравдугаар бүлэгт: төлбөр тооцооны ажил үйлчилгээний харилцаанд үүсэх баримт бичгийг, 

Дөрөвдүгээр бүлэгт: гадаад харилцаа, улс хоорондын  гадаад төлбөр тооцоо, зээл, тусламж, хандивын холбогдолтой баримт бичгийг,

Тавдугаар бүлэгт: Валют, валют төгрөгийн  ханшийн уялдаа,  санхүүгийн тусгай ажил үйлчилгээний явцад үүсэх баримт бичгийг,

Зургаадугаар бүлэгт: банк, санхүүгийн тусгай ажил үйлчилгээний явцад үүсэх баримт бичигийг

Долоодугаар бүлэгт: нягтлан бодох санхүүгийн тайлан бүртгэл, үндсэн хөрөнгийн холбогдолтой баримт бичгийг

Наймдугаар бүлэгт: байгууллага бүрд үүсэх удирдлагын ба бусад тогтмол зардлын өглөг авлагын төрөл, татвар, даатгал, нийгмийн халамжийн холбогдолтой баримт бичгийг,  

Есдүгээр бүлэгт: банк, санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн үйл ажиллагааны талаархи мэдээллийн  /беллютень зэрэг хэвшмэл нэр бүхий / статистик тайлантай  холбогдох баримт бичгийг,

Арваас арванхоёрдугаар бүлэгт:  банк, санхүүгийн үйл ажиллагааны тогтмол мэдээлэл, мэдээллийн технологийн хэрэглээ, хадгалалт хамгаалалт, концессийн гэрээгээр гүйцэтгэх ажил үйлчилгээний хөрөнгө оруулалт, барилга байгууламжийн санхүүжилтийн  холбогдолтой нийтлэг баримт бичгийг хамруулав.     

2.2 Үлгэрчилсэн жагсаалтад зөвхөн банк, санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн онцлог баримтын төрөл, хадгалах хугацааг тусгасан тул  удирдлагын  нийтлэг  /албан хэрэг хөтлөлт, архив, хөдөлмөрийн харилцаа зэрэг/ баримт бичигт “Байгууллагын үйл ажиллагаанд үүссэн удирдлагын нийтлэг баримт бичгийн хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалт” /АЕГ-2008/-ыг баримтлах нь зүйтэй.

          2.3 Нэг асуудал сэдэвт хамаарах, хадгалах хугацаа нь ижил баримт бичгийг нэгтгэн “баримт бичиг” гэсэн нэр өгч, хаалтанд  баримт бичгийн үндсэн нэрийг заав.

2.4  Нэг нэрийн хадгалах хугацаа нь өөр баримт бичгийг а/ жилийн байнга,  б/ хагас жил, улирлын 5 жил гм-ээр хадгалах хугацааг ялгавартай заасан тул хэрэг бүрдүүлэхдээ хадгалах хугацаа, баримтын бүрдлийг харгалзан үзвэл зохино. 

Гурав. Баримтын хадгалах хугацааг тогтоох

3.1 Үлгэрчилсэн жагсаалтыг үндэслэн баримтын хадгалах хугацааг тогтоохдоо дараахи  журмыг баримтлана. Үүнд:

- үйл ажиллагааны чиглэл, баримтын асуудал сэдвийн нэрээр бүлэг,

дэд бүлгийг сонгоно, /1.3 хяналт шалгалтын,  хадгаламжийн, зээлийн гм/

- нэрийн заагуураас баримтын нэрийн цагаан толгойн дарааллаар хайна, /Г-гэрээ, түүнээс  зээлийн гэрээ-25, Э-эрх үүргийн гэрээ гм/

- баримтын данс, бүртгэл, устгах хэргийн жагсаалтад үлгэрчилсэн жагсаалтын зүйлийн дугаарыг “санхүүгийн  баримтын жагсаалт-СБЖ” гэж тэмдэглэнэ. /СБЖ№ 15^а- 15 жил гм /  

3.2 Байгууллагын  үйл ажиллагааны онцлог, үйл ажиллагааны чиг үүргээс хамааран  байгууллагын ББНШК-ын шийдвэрээр баримтын түр хадгалах хугацааг уртасгаж болно. 

3.3 Он дамжиж хөтөлсөн хэрэг, бүртгэл, тооцооны дэвтрийн хадгалах хугацааг дэвтэрт хамгийн сүүлийн бичилт хийсэн буюу хэрэг шийдвэрлэсэн дараа оны  01 сарын 01-ээс тооцно. Тухайлбал: Хаагдсан зээлийн тайлан, /2002 онд байгуулсан зээл гэрээний дагуу 2005 онд хаагдах боловч  сунгагдан 2009 онд хаагдсан бол 2002 оны зээлийн гэрээ, 2009 оны хаагдсан тайлантай нэг  хадгаламжийн нэгж болж, 2009 оны баримтын бүртгэлд бүртгэнэ.   

3.4 Үлгэрчилсэн жагсаалтын “тайлбар” баганад бичсэн ”шинэчилснээс хойш”, ”зээлийн хугацаа дууссаны дараа”, “өмчлөх эрх шилжснээс хойш” зэрэг тэмдэглэгээ нь баримт бичгийн хадгалах хугацаанд нэмэлт тайлбар, тодруулга болно. 

 3.5 Үлгэрчилсэн жагсаалтын “тайлбар” хүснэгтийн НШ гэсэн тэмдэглэгээ нь тухайн баримтын хадгалах хугацаа дуусахад лавлагаа мэдээллийн хэрэгцээ, шаардлагыг дахин нягтлан шалгаж, байнгын хадгалалтад авах, хугацаа сунгах, устгах асуудлыг шийдвэрлэх үндэслэл болно.

3.6  Үйл ажиллагааны явцад шинээр үүссэн, үлгэрчилсэн жагсаалтад тусгагдаагүй баримт бичгийн хадгалах хугацааг байгууллагын ББНШК-ын албан ёсны  шийдвэрээр тогтооно.

Дөрөв. Баримтыг нягтлан шалгах

4.1 Банк, санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн баримтыг хуудас нэгбүрчлэн үзэж, мэдээлэл лавлагаа, эрдэм шинжилгээ, практик ач холбогдлыг тогтооно.    

4.2 Баримт бичгийн хадгалах хугацааг тогтоох ажлыг байгууллагад байнгын ажиллагаатай ББНШК /харьяа салбар, тооцооны төв, төлөөлөгчийн газар олон бол түүний төв удирдлагад /офисст/ ББНШК/ байгуулж ажиллана. ББНШК-ын бүрэлдэхүүнд төрийн  архивын  ажилтанг зөвшилцсний дагуу оролцуулж болно.

4.3 ББНШК нь үйл ажиллагаандаа “Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар-2008” -ын 2.2.6,  архив, албан хэрэг хөтлөлтийн холбогдох хууль тогтоомж, дүрэм заавар болон энэхүү жагсаалт, банк, санхүүгийн төрийн төв байгууллагын захирамжлалын баримт бичгийг удирдлага болгоно.

 4.4 ББНШК нь баримт бичгийг эмхлэн цэгцлэх, хадгалах, устгах ажлыг зохион байгуулж, гүйцэтгэлд нь хяналт тавина. Шаардлагатай тохиолдолд хөмрөг үүсгэгч төрийн архиваас мэргэжил-арга зүйн  туслалцаа авч, хамтран ажиллана.

4.5 Баримт бичгийн үнэ цэн, хадгалах хугацаа, шийдвэрлэгдсэн эсэхийг харгалзан  хадгаламжийн нэгж бүрдүүлнэ. 

4.6 Байнга хадгалах баримтыг хавтаслахаас өмнө /хэргийн бүрэн бүтэн байдлыг шалган нүүр бичлэг захирамжлалын баримт бичгийг огноо, дугаарын өгсөх байдлаар дараалах, жилийн ажлын төлөвлөгөөг тайлантай хамт, жилийнх байхгүй бол хагас жил, улирлыг нөхөж авах,  хуудас дугаарлах, баталгаа, дотоод товъёог бичих, хавтаслах, байгууллагын нэр, хэргийн индекс, гарчиг, огнооны болон хадгалах хугацаа, хуудасны дугаар/ хийж, хадгаламжийн нэгж бүрдүүлнэ.

4.7 Түр хадгалах /70 жил хүртэлх/ албан хэргийн хуудсыг тоолж, баталгаа бичилгүй хадгалж болно.

4.8 Байнга болон түр хадгалах хадгаламжийн нэгжид “Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар” /2008/, “Шинжлэх ухаан, технологи, зураг төслийн баримтад эрдэм шинжилгээ, техник боловсруулалт хийх ажлын журам” /2003/, “Байгууллагын үйл ажиллагаанд үүссэн удирдлагын нийтлэг баримт бичгийн хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалт” /2007/, энэхүү жагсаалтыг тус тус баримтлан данс, бүртгэл үйлдэнэ.

 4.9 Төрийн архивын хөмрөг үүсгэгчээр бүртгэгдсэн  /үндсэн ба боломжит эх  үүсвэр/ банк, санхүүгийн байгууллага нь архивын баримтын данс бүртгэл, устгах хэргийн актыг  байгууллагын ББНШК-оор  хэлэлцэж батлуулан, төрийн архивын дэргэдэх ББНШАЗК-т хүргүүлнэ.  Салбар, тооцооны төв зэрэг төрийн архивт бие даасан хөмрөг үүсгэдэггүй байгуулага нь удирдах төв байгууллагын архивт, тогтсон хугацаанд баримтаа шилжүүлэх үүрэгтэй. 

4.10  банк, санхүүгийн байгууллагын байнга хадгалах баримтын данс, түр хадгалах баримтын бүртгэл, устгах хэргийн актыг ББНШК болон ББНШАЗК-оор хянан хэлэлцэж, баталсны  дараа хадгалах хугацаа  дууссан устгах  хэргүүдийг  байгууллага өөрөө устгана.

4.11 Санхүүгийн устгах хэргүүдийг ноорог цаас,  түүхий эдийн бэлтгэл  болгон ашиглах зэрэгт байгууллагын удирдлага, ББНШК-ын албан ёсны шийдвэрийг дагаж мөрдөнө.