Хууль зүй, дотоод хэргийн сайдын

2020 оны 12 дугаар сарын 28-ны өдрийн

А/241 дүгээр тушаалын хавсралт

ҮНДЭСНИЙ АРХИВЫН САН ХӨМРӨГИЙН БАРИМТЫН

УЛСЫН НЭГДСЭН ТОО БҮРТГЭЛ ХӨТЛӨХ ЖУРАМ

Нэг. Нийтлэг үндэслэл

1.1.Энэхүү журмын зорилго нь Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримт болон архивын хосгүй үнэт, нэн үнэт, үнэт баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалт, ашиглалтын мэдээг мэдээлэл агуулагчийн төрөл, хадгалагдаж байгаа байршлаас үл хамааран улсын нэгдсэн тоо бүртгэлд хамруулж, мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэхтэй холбогдсон харилцааг зохицуулахад оршино.

1.2.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх, мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх үйл ажиллагаанд Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хууль, Соёлын өвийг хамгаалах тухай хууль болон холбогдох бусад хууль тогтоомж, дүрэм, журам болон энэхүү журмыг баримтална.

Хоёр. Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн

нэгдсэн сан, түүний бүрэлдэхүүн

2.1. Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сан нь архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалт, ашиглалтын мэдээ (цаашид "архивын баримтын мэдээ" гэх) гаргах, нэгтгэх, хяналт тавих, мэдээлэл бүрдүүлэх, ашиглах, түүний нууцлал, аюулгүй байдлыг хангах иж бүрэн ажиллагаанаас бүрдэнэ.

2.2.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сан нь төрийн архивын болон тэдгээрийн хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын төрийн болон албаны нууцад хамаарах болон холбогдох хууль тогтоомжоор хориглосноос бусад Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн 14.2-т заасан дараах мэдээллээс бүрдэнэ:

2.2.1.үндэсний төв архив, аймаг, нийслэлийн архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтынмэдээлэл;

2.2.2.төрөлжсөн болон тусгай архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтынмэдээлэл;

2.2.3.төрийн архивд хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээлэл;

2.2.4.архивын хосгүй үнэт, нэн үнэт баримтын мэдээлэл.

2.3.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сангийн цаасан болон цахим мэдээллийн санг ашиглан төрийн архив хооронд мэдээлэл солилцох нөхцөлийг бүрдүүлэх, тоон гарын үсгээр баталгаажуулан мэдээлэл солилцох лавлагааны системийн үйл ажиллагааг зохион байгуулах ажлыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага гүйцэтгэнэ.

2.4.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээллийг "Архивын баримтыг хүн, хуулийн этгээдэд ашиглуулах нийтлэг журам"-д заасны дагуу төрийн үйлчилгээний нэгдсэн системд байршуулан нийтэд ашиглуулна.

Гурав.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх ажлын зохион байгуулалт

3.1.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх, архивын баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалт, ашиглалтын үйл ажиллагаанд хяналт тавих зорилгоор тоо бүртгэлийн баримт бичигт архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээг тогтоосон нэгж хэмжигдэхүүнээр илэрхийлж тэмдэглэхийг тоо бүртгэл хөтлөлтийн үйл ажиллагаа гэнэ.

3.1.1.Тоо бүртгэл хөтлөлт нь дараах шаардлагыг хангасан байна:

3.1.1.1.архивт хадгалагдаж буй бүх баримт бүрэн хамрагдсан байх;

3.1.1.2.архивын баримт нь тоо бүртгэлийн үндсэн нэгжийн дагуу илэрхийлэгдсэн байх;

3.1.1.3.тоо бүртгэлийн баримт бичгийг төрийн болон байгууллагын архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журмын дагуу бүрэн хөтөлсөн байх.

3.2.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэлд архивын цаасан суурьтай, цахим, кино, гэрэл зураг, дуу авиа, дүрс бичлэг, зураг төсөл-техникийн зэрэг бүх төрлийн тээгчтэй баримтыг хамруулна.

3.3.Архивын баримтын төрлөөс хамаарч хөмрөгийг дараах байдлаар ангилан тоо бүртгэлд хамруулна:

3.3.1.цаасан суурьтай баримт бүхий хөмрөг:

3.3.1.1. удирдлагын баримтын хөмрөг;

3.3.1.2. хувийн гаралтай баримтын хөмрөг;

3.3.1.3. зураг төсөл-техникийн баримтын хөмрөг;

3.3.1.4. бусад төрлийн баримтын хөмрөг болон цуглуулга.

3.3.2.кино, дуу, дүрсний баримтын хөмрөг:

3.3.2.1. кино баримтын хөмрөг;

3.3.2.2. гэрэл зургийн баримтын хөмрөг;

3.3.2.3. дуу авианы баримтын хөмрөг;

3.3.2.4. дүрс бичлэгийн баримтын хөмрөг.

3.3.3.цахим тээгч дэх баримтын хөмрөг:

3.3.3.1. удирдлагын баримтын хөмрөг;

3.3.3.2. хувийн гаралтай баримтын хөмрөг;

3.3.3.3. зураг төсөл-техникийн баримтын хөмрөг;

3.3.3.4. кино баримтын хөмрөг;

3.3.3.5. гэрэл зургийн баримтын хөмрөг;

3.3.3.6. дуу авианы баримтын хөмрөг;

3.3.3.7. дүрс бичлэгийн баримтын хөмрөг;

3.3.3.8. бусад төрлийн баримтын хөмрөг болон цуглуулга.

3.3.4.нөөц баримтын хөмрөг:

3.3.4.1. удирдлагын баримтын хөмрөг;

3.3.4.2. хувийн гаралтай баримтын хөмрөг;

3.3.4.3. зураг төсөл-техникийн баримтын хөмрөг;

3.3.4.4. кино баримтын хөмрөг;

3.3.4.5. гэрэл зургийн баримтын хөмрөг;

3.3.4.6. дуу авианы баримтын хөмрөг;

3.3.4.7. дүрс бичлэгийн баримтын хөмрөг;

3.3.4.8. бусад төрлийн баримтын хөмрөг болон цуглуулга.

3.4.Хадгаламжийн нэгж нь архивын баримтын төрлөөс хамаарч дараах хэлбэртэй байна:

3.4.1. удирдлагын (байнга, түр, 70 жил хадгалах) баримт /хн, хуудасны тоо;

3.4.2. зураг төсөл-техникийн баримт /хн, хуудасны тоо/;

3.4.3. кино баримт /бүлэг, метр/;

3.4.4.гэрэл зургийн баримт /ширхэг, цомог/;

3.4.5.дуу авианы баримт (хуурцаг, пянз) /ширхэг/;

3.4.6.дуу авианы баримт (соронзон хальс, фонограм) /метр/;

3.4.7.дүрс бичлэгийн баримт (хуурцаг) /ширхэг, минут, мб/;

3.4.8.DVD, BD, CD, Аудио CD /ширхэг, мб/;

3.4.9.Mini DV, Hi8, VHS /ширхэг, минут/;

3.4.10.микрофильм, микрофиш /ширхэг, метр/;

3.4.11.цахим тээгч дээрх баримт /ширхэг, мб/.

3.5.Давагдашгүй хүчин зүйлийн нөлөөлөл, онцгой нөхцөл байдал үүссэн үед байгууллагын болон төрийн архивд хүлээн авсан хавтаст хэрэг болон задгай баримтуудыг килограмм /кг/ нэгж хэмжигдэхүүнээр тоо бүртгэлийн баримт бичигт тусгаж болно.

Дөрөв. Хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архивын баримтын

мэдээ бэлтгэх үйл ажиллагаа

4.1.Энэхүү журмын 7.1.2-7.1.5-д зааснаас бусад төрийн архивд хөмрөг үүсгэгч байгууллагууд нь архивын баримтын мэдээг энэхүү журмын 6 дугаар хавсралтын дагуу тухайн жилийн 12 дугаар сарын 01-ний өдрийн байдлаар бэлтгэж харьяалах төрийн архивд 12 дугаар сарын 30-ны өдрийн дотор хүргүүлнэ.

4.2.Хөмрөг үүсгэгч байгууллагын удирдлага архивын баримтын мэдээ бэлтгэх ажиллагаанд дараах үүргийг хүлээнэ:

4.2.1.архивын баримтын мэдээ бэлтгэх ажлыг архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтанд хариуцуулж, дэмжлэг үзүүлэх;

4.2.2.архивын баримтын мэдээ бэлтгэх ажиллагаанд хяналт тавьж, баталгаажуулах;

4.2.3.архивын мэдээг удаа дараа буруу, алдаатай бэлтгэсэн, хугацааг хожимдуулсан архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтанд холбогдох хууль тогтоомжид заасны дагуу хариуцлага тооцож, харьяалах төрийн архивд мэдэгдэх;

4.3.Архивын баримтын мэдээ бэлтгэх ажиллагаанд архив, албан хэрэг хөтлөлтийн ажилтан дараах үүргийг хүлээнэ:

4.3.1.тоо бүртгэлийн баримт бичигт тэмдэглэсэн дүн тоог холбогдох хавсралтад заасан хэсэгт тусгах;

4.3.2.байгууллагын архивын баримтын мэдээг дараа жилийн 1 дүгээр улиралд багтаан байнга хадгалах хадгаламжийн нэгж болгон цэгцэлж, байгууллагын архивд хадгалах.

Тав.Төрийн архиваас архивын баримтын мэдээ бэлтгэх үйл ажиллагаа

5.1.Төрийн архив нь төрийн архивын болон хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архивын баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалт, ашиглалтын үйл ажиллагаанд хяналт тавих зорилгоор тэдгээрийн архивын баримтын мэдээг мэдээллийн нэгдсэн санд оруулж, баталгаажуулна.

5.2.Төрийн архивын мэдээ бэлтгэх, хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудаас архивын мэдээ авах, тэдгээрийг мэдээллийн нэгдсэн санд оруулах болон архивын тоо бүртгэлийн үйл ажиллагаатай холбоотой бусад асуудлыг төрийн архивын үндсэн ажилтан (цаашид "тоо бүртгэл хариуцсан ажилтан" гэх)-д хариуцна.

5.3.Төрийн архивын удирдлага архивын баримтын мэдээ бэлтгэх ажиллагааны талаар дараах үүргийг хүлээнэ:

5.3.1.тоо бүртгэл хариуцсан ажилтны албан тушаалын тодорхойлолтод төрийн архивын мэдээ гаргах, хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудаас архивын мэдээ авах тэдгээрийг мэдээллийн нэгдсэн санд оруулах талаар холбогдох чиг үүргийг тусгаж, мөрдүүлэх;

5.3.2.төрийн архивын мэдээ болон хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудаас ирүүлсэн архивын баримтын мэдээг хянаж баталгаажуулах;

5.3.3.батлан хамгаалах, тагнуул, хил хамгаалах, цагдаагийн тусгай архивууд төрийн архивын баримтын мэдээг гаргаж, хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудынхаа архивын мэдээг нэгтгэн архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад албан бичгээр хүргүүлэх;

5.3.4.мэдээллийн нэгдсэн санд оруулсан төрийн архивын болон хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын архивын баримтын мэдээллийн үнэн, зөв байдлыг хангах;

5.3.5.архивын баримтын мэдээг мэдээллийн нэгдсэн санд бүрэн оруулсан тухай албан бичгийг жил бүрийн 02 дугаар сарын 15-ны өдрийн дотор архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад хүргүүлэх;

5.3.6.төрийн архивын тоо бүртгэл хариуцсан ажилтнаар "Нууцын баталгаа" (хавсралт 16)-г гаргуулах.

5.4. Төрийн архивын тоо бүртгэл хариуцсан ажилтан дараах үүрэг хүлээнэ:

5.4.1.мэдээллийн нэгдсэн санд зөвшөөрөгдсөн эрхээр хандах;

5.4.2.архивын баримтын тоо бүртгэлийн баримт бичгийг төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журмын дагуу хөтлөх;

5.4.3.мэдээллийн нэгдсэн сангийн өгөгдлүүдэд зөвхөн тоо бүртгэлийн баримт бичигт бичигдсэн тоо баримтыг өөрчлөхгүйгээр, бүрэн гүйцэд, үнэн зөв тэмдэглэх;

5.4.4. төрийн архивын баримтын мэдээг тухайн жилийн 12 дугаар сарын 30-ны өдрийн байдлаар гарган, хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын архивын баримтын мэдээг дараа жилийн 02 дугаар сарын 01-ний өдрийн дотор мэдээллийн нэгдсэн санд оруулж төрийн архивын удирдлагаар хянуулж, баталгаажуулах;

5.4.5.батлан хамгаалах, тагнуул, хил хамгаалах, цагдаагийн тусгай архивуудын тоо бүртгэл хариуцсан ажилтан нь төрийн архивын баримтын мэдээг тухайн жилийн 12 дугаар сарын 30-ны өдрийн байдлаар гаргаж, хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын архивын баримтын нэгдсэн мэдээг дараа жилийн 02 дугаар сарын 01-ний дотор нэгтгэн удирдлагаар хянуулж, баталгаажуулсны үндсэн дээр 02 дугаар сарын 15-ны өдрийн дотор архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад албан бичгээр ирүүлэх;

5.4.6.төрийн архивын баримтын мэдээ болон хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын архивын баримтын нэгдсэн мэдээгээр хэрэг бүрдүүлэн дараа жилийн 1 дүгээр улиралд багтаан байнга хадгалах баримт болгон эмхэлж, байгууллагын архивд шилжүүлэх;

5.4.7.хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архивын баримтын мэдээ гаргах үйл ажиллагааг мэргэжил, арга зүйн удирдлагаар хангах.

5.5.Мэдээллийн нэгдсэн санд архивын баримтын мэдээг оруулах үйл ажиллагаа дараах шаардлагад нийцсэн байна:

5.5.1.архивын нийт хөмрөг, баримтад орсон өөрчлөлт, хөдөлгөөнийг бүрэн тусгах;

5.5.2.архивын баримтын тоо бүртгэлийн холбогдох нэгж, хэмжигдэхүүнийг зөв илэрхийлсэн байх;

5.5.3.мэдээ гаргах загварыг мөрдөх;

5.5.4.журамд заасан хугацааг чанд баримтлах.

Зургаа. Мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх

ажлын зохион байгуулалт

6.2.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын мэдээллийн технологийн асуудал хариуцсан зохион байгуулалтын нэгж нь мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх үйл ажиллагааны системийн хөгжүүлэлт, аюулгүй тогтвортой байдлыг хариуцна.

6.3.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын архивын баримтын тоо бүртгэл хариуцсан зохион байгуулалтын нэгж үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын нэгдсэн мэдээг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын удирдлагад танилцуулах, цаашид авах арга хэмжээний талаарх саналыг гаргах үүргийг хүлээнэ.

6.4.Архивын баримтын тоо бүртгэл, статистик мэдээ хариуцсан ажилтан дараах үүргийг хүлээнэ:

6.4.1.мэдээллийн нэгдсэн санд зөвшөөрөгдсөн эрхийн дагуу хандах;

6.4.2.төрийн архивуудын тоо бүртгэл хариуцсан ажилтнуудыг мэргэжил, арга зүйн удирдлагаар хангах;

6.4.3.төрийн архивуудаас ирүүлсэн мэдээг хянаж, нэгтгэх, дүн шинжилгээ хийх, мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх;

6.4.4.архивын баримтын мэдээг удаа дараа мэдээллийн нэгдсэн санд буруу оруулсан, журамд заасан хугацааг хожимдуулсан, алдаатай худал ташаа мэдээ ирүүлсэн, мэдээг огт ирүүлээгүй төрийн архивын холбогдох ажилтан, байгууллагын архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтанд холбогдох хууль тогтоомжид заасны дагуу хариуцлага тооцуулах талаар архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хяналтын улсын ерөнхий байцаагч болон төрийн архивд мэдэгдэх.

Долоо.Архивын баримтын мэдээ бэлтгэх

7.1.Архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалт, ашиглалтын талаарх мэдээг дараах хавсралтын дагуу гаргана:

7.1.1.батлан хамгаалах, тагнуул, хил хамгаалах, цагдаагийн тусгай архивууд төрийн архивын баримтын мэдээг Хавсралт 1-ийн дагуу, тэдгээрт хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын архивын мэдээний нэгтгэлийг Хавсралт 11-ийн дагуу; хөмрөг үүсгэгч байгууллагууд нь архивын мэдээг Хавсралт 6-ийн дагуу;

7.1.2.ашигт малтмал, геологи хайгуул, уул уурхайн төрөлжсөн архивын хөмрөг үүсгэгч байгууллагууд архивын мэдээг Хавсралт 7-ийн дагуу;

7.1.3.газрын харилцаа, геодези, зураг зүйн төрөлжсөн архивын хөмрөг үүсгэгч байгууллагууд архивын мэдээг Хавсралт 8-ын дагуу;

7.1.4.улсын бүртгэлийн төрөлжсөн архивын хөмрөг үүсгэгч байгууллагууд архивын мэдээг Хавсралт 9-ийн дагуу;

7.1.5.байгаль орчин, ус, цаг уурын төрөлжсөн архивын хөмрөг үүсгэгч байгууллагууд архивын мэдээг Хавсралт 10-ын дагуу.

7.2.Онцгой байдал үүсэх, мэдээллийн нэгдсэн сан цахим халдлагад өртөх, үйл ажиллагаа доголдох, техникийн саатал гарах зэрэг нөхцөл байдал үүссэн тохиолдолд архивын баримтын мэдээг улсын хэмжээнд нэгтгэх, мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх үйл ажиллагааг тасралтгүй явуулах зорилгоор төрийн архивууд энэ журмын хавсралтад заасны дагуу холбогдох мэдээг гаргаж, 02 дугаар сарын 15-ны өдрийн дотор архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад албан бичгээр хүргүүлнэ.

Найм.Хариуцлага

8.1.Энэ журмыг зөрчсөн тохиолдолд холбогдох хуулийн дагуу хариуцлага хүлээлгэнэ.

---оОо---