Архивын ерөнхий газрын даргын

2022 оны 7 дугаар сарын 6–ны

өдрийн А/56 дугаар тушаалын

хавсралт

 

Төрийн архивын баримтад нэгдсэн

тооллого явуулах журам

 

Нэг.Нийтлэг үндэслэл

1.1.Энэхүү журмын зорилго нь үндэсний архивын сан хөмрөгт хамаарах баримтын бүрэн бүтэн, аюулгүй байдал, хадгалалт, хамгаалалт, ашиглалтын үйл ажиллагаанд хяналт тавих зорилгоор төрийн архивын баримтад нэгдсэн тооллого (цаашид "Тооллого" гэх) явуулах, цаашид авах арга хэмжээг тодорхойлохтой холбогдсон харилцааг зохицуулахад оршино.

1.2.Тооллого явуулах үйл ажиллагаанд Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хууль, Төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам, Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх журам, Архивын аюулгүй ажиллагааны журам, тэдгээртэй нийцүүлэн гаргасан бусад эрх зүйн акт болон энэхүү журмыг мөрдөнө.

1.3.Энэхүү журмыг Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн 16 дугаар зүйлд заасан төрийн архив, тэдгээрийн салбар архив дагаж мөрдөнө.

1.4.Төрийн болон салбар архивт хөмрөг үүсгэгч байгууллага нь энэ журмын 2.6-д  заасан нөхцөл үүссэн тохиолдолд энэхүү журамд заасны дагуу тооллого явуулж, дүн мэдээ, илтгэх хуудсыг харьяалах төрийн архивт хүргүүлнэ. 

1.5.Хосгүй үнэт, нэн үнэт архивын баримтад тооллого явуулахдаа "Хосгүй үнэт архивын баримтыг тодорхойлох, тэдгээрийн бүртгэл хөтлөх, хадгалах, хамгаалах, ашиглах журам", "Нэн үнэт архивын баримтыг тодорхойлох, тэдгээрийн бүртгэл хөтлөх, хадгалах, хамгаалах, ашиглах журам"-ыг тус тус мөрдөнө.

1.6.Нууцад хамаарах баримтын тооллогын үйл ажиллагаанд холбогдох хууль, тогтоомж, эрх зүйн актыг мөрдөнө.

 

Хоёр.Тооллогын ажлын удирдлага, зохион байгуулалт

 

2.1.Тооллого нь үндэсний архивын сан хөмрөгт хамаарах баримтын бодит байдлыг тогтоох, тоо бүртгэлийн баримт бичигт гарсан зөрчлийг арилгах, дутагдсан болон гэмтэлтэй, сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх, нягтлан шалгалт хийх шаардлагатай баримтыг илрүүлэх, тэдгээрийн хадгалалт, ашиглалтын байдалд хяналт тавих цогц үйл ажиллагаа юм.

2.2.Архивын баримтын тооллого нь Хууль зүй, дотоод хэргийн сайдын 2021 оны А/204 дүгээр тушаалаар баталсан "Төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам"-д заасан хэлбэрээр батлагдсан удирдамж, төлөвлөгөө, хуваарийн дагуу явагдана.

 Тооллогыг удирдлагын шийдвэрээр томилсон ажлын хэсгийн бүрэлдэхүүн гүйцэтгэнэ.

2.3.Тооллогын явцад тооллогын хэлбэрээс үл хамааран энэ журмын 2.12-2.16, 2.18, 2.19 дэх заалтыг заавал мөрдөх ба дүн мэдээ гаргаж, удирдалгад танилцуулсан байна.

2.4.Нэгдсэн тооллогыг Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн 13 дугаар зүйлийн 13.3 дахь хэсэгт заасны дагуу 6 жил тутамд зохион байгуулна.

2.5.Баримтын хадгалалт, хамгаалалтын технологи горим, мэдээллийн аюулгүй байдал алдагдсан болон нүүлгэн шилжүүлэх тохиолдолд нэгдсэн тооллогыг хугацаанаас нь өмнө зохион байгуулна.

 

2.6."Төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам"-д заасан сэдэвчилсэн ба хэсэгчилсэн тооллогыг дараах тохиолдолд зохион байгуулна:

2.6.1.гэмт этгээд хадгаламжийн санд нэвтрэн орсон нь тогтоогдсон үед;

2.6.2.өөр байр, өрөө, тасалгаа, хадгаламжийн санд нүүлгэн шилжүүлэх үед (өмнө, дараа);

2.6.3.ашиглалтын явцад баримт дутагдсан нь тогтоогдвол;

2.6.4.баримтыг цахим хэлбэрт шилжүүлэхийн өмнө;

2.6.5.баримтын шинж чанарыг тодорхойлоход;

2.6.6.сан хөмрөгч ажлаас чөлөөлөгдөх үед;

2.6.7.бусад

2.7.Сэдэвчилсэн тооллогыг тодорхой нэг асуудал, сэдэвт хамаарах баримтыг илрүүлэх зорилгоор явуулна.

2.8.Хэсэгчилсэн тооллогыг тодорхой нэг хөмрөг буюу хадгаламжийн сангийн баримтын бүрэн бүтэн байдалд хяналт тавих зорилгоор явуулна.

2.9.Тооллого явуулах нөхцөл, шаардлагаас хамаарч хадгаламжийн нэгжийг тоо бүртгэлийн баримт бичигтэй тулгах эсвэл хуудас нэг бүрчлэн тоолох ажлыг удирдамжид тусгах ба "Төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам"-д заасны дагуу зохион байгуулна.

2.10.Архивын удирдлага тооллогыг үнэн зөв, цаг хугацаанд нь явуулж дуусгахыг хариуцах ба ажиллах нөхцөл, хууль эрх зүй, мэргэжил арга зүйгээр бүрэн хангаж, хяналт тавьж ажиллана. 

2.11.Тооллогын ажлын хэсэг нь Хөдөлмөрийн аюулгүй байдал, эрүүл ахуйн тухай хууль, Хууль зүй, дотоод хэргийн сайдын 2021 оны А/07 дугаар  тушаалаар баталсан "Архивын аюулгүй ажиллагааны журам"-ыг тус тус мөрдөхөөс гадна дараах чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ:

 2.11.1.Ажлын хэсгийн ахлагч нь:

- батлагдсан төлөвлөгөө хуваарийн дагуу ажил үүргийг хуваарилах;

- баримттай ажиллах арга зүйгээр хангах;

  - хөдөлмөрийн аюулгүй ажиллагаа, эрүүл ахуйн шаардлагад нийцэж буй эсэхэд хяналт тавих;

- ажлын хэсгийн гишүүдэд хөдөлмөр хамгааллын хувцас, хэрэгсэл олгох;

- тооллогын явцад хяналт тавих;

  - тооллогын мэдээ, дүнг нэгтгэн илтгэх хуудас бичих, цаашид авах арга хэмжээний санал боловсруулж, удирдлагад танилцуулах, БНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлэх.

2.11.2.Ажлын хэсгийн гишүүд нь:

- хуваарийн дагуу тооллогыг хугацаанд нь үнэн зөв гүйцэтгэх;

- тооллогын явцад баримтын мэдээллийн нууцлал, аюулгүй байдлыг хангах;

- тооллогын явцын тэмдэглэл хөтлөх;

  - тооллогын эцэст тооллогын хуудас, тооллогын акт үйлдэж, илтгэх хуудас бичих.

2.12.Тооллогын өмнө дараах бэлтгэл хангагдсан байна:

2.12.1.удирдамж, төлөвлөгөө, хуваарийг батлуулсан байх

(Удирдамжид тооллогын ажлын зорилго, хэлбэр, хугацаа, хийгдэх ажил, үүрэг хариуцлага зэрэг асуудлыг тусгана);

2.12.2.тоо бүртгэлийн баримт бичигт үзлэг хийх;

2.12.3.хадгаламжийн сан дахь баримтыг тоолоход бэлтгэх;

2.12.4.ашиглалтад гарсан баримтын бүртгэл, мэдээллийг тодорхойлох;

2.12.5.Архивын аюулгүй ажиллагааны журамд заасны дагуу тусгай тээгч бүхий баримтыг шалгах техник, тоног төхөөрөмжийг бэлтгэх.

2.13.Тооллогын явцад дараах ажлыг хийж гүйцэтгэнэ:

2.13.1.баримтын бодит тоог тогтоох, бүрэн бүтэн байдлыг шалгах;

2.13.2.тоо бүртгэлийн баримт бичигт гарсан дараах алдааг илрүүлэх, засах:

  - хадгаламжийн нэгжийн тодорхойлон бичилт, гарчиг, агуулга, мэдээлэл тээгчийн төрөл, файлын нэр, хадгалах хугацаа зэрэг нь данс, бүртгэлтэй тохирч байгаа эсэхийг шалгах;

 - дотоод товьёг, баталгааны хуудас, ашиглалтын хуудасны хөтлөлт бүрэн эсэх;

  - хадгаламжийн нэгжийн хуудсыг дугаарлаагүй, эсвэл алгассан, давхар дугаарласан эсэхийг тодорхойлж, буруу дугаарласан хуудасны дугаарыг засаж, баталгааны хуудаст тэмдэглэх;

  - хадгаламжийн нэгж нь данс, бүртгэлд бүртгэгдээгүй, эсвэл дугаар алгассан, давхардсан эсэх;

   - цахим баримтын файлын хэмжээ, кино, дүрс бичлэг, дуу авианы баримтын  үргэлжлэх хугацааг үнэн зөв тодорхойлсон эсэх;

2.13.3.өөр хөмрөг, архивт шилжүүлэх баримт илрүүлэх, бүртгэх;

2.13.4.нягтлан шалгалт, дахин боловсруулалт хийх шаардлагатай баримтыг илрүүлэх;

2.13.5.гэмтэл, хуучралт үүссэн, сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх шаардлагатай баримтыг илрүүлэх;

2.13.6.био гэмтэлтэй баримтыг тусгаарлах;

2.13.7.данс бүртгэлгүй болон задгай баримтын тоо хэмжээг гаргах;

2.13.8.дутагдсан баримтыг тогтоох, бүртгэх, орлуулагч карт (хавсралт 11) байрлуулах;

2.13.9.Ашиглалтад гарсан баримтыг түр ашиглуулахаар олгосон баримтын бүртгэлд үндэслэн бэлнээр тоолох.

2.14.Тоолж шалгасан, зөрчилгүй хадгаламжийн нэгж, данс, бүртгэлд дараах баталгаажилтыг хийнэ:

 2.14.1.хадгаламжийн нэгжийн баталгааны хуудсанд "Тоолов" гэсэн тэмдэглэл, тоолж шалгасан ажилтны албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, он, сар, өдрийг тусгах;

 2.14.2.хадгаламжийн нэгжийг тоолж дууссаны дараа данс, бүртгэлийн эхний сул хуудсанд тоолсон тухай товч тэмдэглэл, тоолж шалгасан ажилтны албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, он, сар, өдрийг тусгах;

2.15.Энэ журмын 2.13-т заасан мэдээллийг тооллогын явцын тэмдэглэлд тусгана.

2.16.Тооллогод хамрагдаж буй хөмрөгийн данс, бүртгэл бүрд тооллогын хуудас хөтлөх ба дараах мэдээлэл тусгасан байна:

2.16.1.цаасан суурьтай баримтад тооллого явуулахдаа тооллогын хуудас (хавсралт 1)-ыг хөтлөх бөгөөд үүнд данс, бүртгэлд байвал зохих, дутагдсан, алгассан, давхардсан дугаар бүхий, өөр хөмрөг, архивт шилжүүлбэл зохих, түр ашиглуулахаар олгосон, данс бүртгэлтэй, бүртгэлгүй, задгай баримт, сэлбэн засах, сэлбэн засах боломжгүй гэмтсэн, ариутгах, бео гэмтэлтэй болон бичвэр тодруулах, эрдэм шинжилгээ, техник боловсруулалт хийх шаардлагатай хадгаламжийн нэгжийн тоог тусгах;

2.16.2.тусгай төрлийн баримтын онцлогоос хамаарч тооллогын хуудсыг кино баримтад (хавсралт 2), гэрэл зургийн хальсан болон шилэн негативын баримтад (хавсралт 3), позитив гэрэл зургийн баримтад (хавсралт 4), дуу авианы баримтад (хавсралт 5), дүрс бичлэгийн баримтад (хавсралт 6) тус тус хөтлөх;

 2.16.3.цахим баримтад тооллого явуулахдаа баримтын данс, бүртгэл, хадгаламжийн нэгжийн гарчиг, агуулга, үйлдсэн он цаг, файлын хэмжээ, төрөл, үргэлжлэх хугацаа, тоо ширхэг, хуудасны дугаар зэргээр эх баримттай тулгаж тоолох ба цахим баримтад (хавсралт 1), цахим кино, дүрс бичлэгийн баримтад (хавсралт 7),  цахим гэрэл зургийн баримтад (хавсралт 8), цахим дуу авианы баримтад (хавсралт 9) тус тус тооллогын хуудас хөтлөх.

2.17.Архив нь баримтын онцлогоос хамаарч тооллогын хуудаст нэмэлт мэдээлэл тусгаж болно.

2.18.Тооллогын хуудсыг нэгтгэж хөмрөг бүрд тооллогын акт (хавсралт 10) үйлдэж, тоолж шалгасан ажилтан, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, он, сар, өдрийг бичиж баталгаажуулна.

2.19.Тооллого дууссаны дараа энэ журмын 2.15-д заасан тэмдэглэл, тооллогын хуудас, тооллогын актыг үндэслэн хөмрөг бүрд илтгэх хуудас бичиж, ажлын хэсгийн ахлагчид өгнө.

Илтгэх хуудаст үндэслэл болгосон эрх зүйн акт, тооллогын ажлын явц, үр дүнг тусгасан байна.

2.20.Тооллогын явцад дараах зүйлийг хориглоно:

2.20.1.хадгаламжийн нэгж, данс, бүртгэл (тоо бүртгэлийн баримт бичиг)-д энэ журмын 2.13, 2.14-д зааснаас бусад тэмдэглэгээ хийх, бохирдуулах, гэмтэл учруулах, устгах;

2.20.2.хадгаламжийн нэгжийн дугаарлалтыг алдагдуулж байрлуулах, шал, цонхны тавцан гэх мэт зориулалтын бус газар байрлуулах;

2.20.3.баримтын мэдээллийн нууцлал, аюулгүй байдлыг алдагдуулах;

2.20.4.хадгаламжийн сангаас баримт гаргах.

Шаардлагатай тохиолдолд архивын удирдлагаас зөвшөөрөл авч, баримтыг тоолж, архиваас гадагш түр ашиглуулахаар олгосон баримтын бүртгэлд бүртгэж гаргана.

 

Гурав.Нэгдсэн дүн мэдээ гаргах

 

3.1.Ажлын хэсгийн гишүүдээс ирүүлсэн тооллогын хуудас, тооллогын акт, илтгэх хуудсыг хянаж, нэгтгэх ажлыг ажлын хэсгийн ахлагч хариуцна.

3.2.Тооллогын нэгдсэн дүн мэдээ, илтгэх хуудсыг төрийн архивын дэргэдэх БНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлж, цаашид авах арга хэмжээний саналыг удирдлагад танилцуулж, шийдвэрлүүлнэ.

3.3.Баримтын тоо хэмжээг хадгаламжийн нэгжийн дүн тоогоор гаргах бөгөөд энэ журмын 2.13.7-д заасан бүртгэлгүй баримтыг хадгаламжийн нэгжээр, задгай баримтыг хуудасны тоогоор тооцож, нэгдсэн дүн мэдээ гаргана.

3.4.Баримтын өөрчлөлт хөдөлгөөний дүн мэдээг архивын гэрчилгээ, хөмрөгийн хэрэг, "Баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалт, ашиглалтын талаарх мэдээ"-нд тус тус тусгана.

3.5.Тооллогын хуудас, тооллогын акт болон бусад бүртгэл, акт, жагсаалтыг тухайн хөмрөгийн хэрэгт хадгална.

3.6.Тооллогын нэгдсэн дүн мэдээ, илтгэх хуудсыг төрийн архивын дэргэдэх БНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлснээс хойш ажлын 10 хоногийн дотор Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн

асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад хүргүүлнэ.

 

 

 

 

Дөрөв.Тооллогын мөрөөр авч хэрэгжүүлэх арга хэмжээ

 

4.1.Тооллогын мөрөөр өөр хөмрөг, архивт шилжүүлэх, нягтлан шалгалт, дахин боловсруулалт хийх, сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх, ариутгах шаардлагатай болон дутагдсан баримтыг эрж сурвалжлах ажлын төлөвлөгөө, хуваарь боловсруулж, удирдлагаар батлуулан хэрэгжүүлнэ.

4.2.Дутагдсан баримтыг эрж сурвалжлах ажлыг тооллого дууссанаас хойш 1 жилийн хугацаанд зохион байгуулж, дараах ажлыг хийж гүйцэтгэнэ:

4.2.1.дутагдсан баримтын бүртгэлийг тоо бүртгэлийн баримт бичигт тулгаж, шалтгааныг тогтоох;

4.2.2.дутагдсан баримтыг эрж сурвалжлах ажлыг зохион байгуулах;

4.2.3.баримт олдсон тохиолдолд тэмдэглэл үйлдэж, хөмрөгт байрлуулах;

4.2.4.баримт олдоогүй тохиолдолд нотлох шинжийг хангасан хуулбар баримтаар орлуулах;

4.2.5.хуулбар баримтаар орлуулах боломжгүй, эрж сурвалжлах хугацаа дууссан, олдоогүй баримтад "Эрж сурвалжлах хугацаа дууссан, олдоогүй баримтын акт" (хавсралт 12) үйлдэж, төрийн архивын дэргэдэх БНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлэх.

4.3.Тооллогын явцад илрүүлсэн сэргээн засварлах боломжгүйгээр гэмтсэн, өөр архив, байгууллага, хүмүүст шилжүүлсэн, дутагдсан, эрж сурвалжлаад олдоогүй баримтыг хөмрөгөөс хасагдсан баримтын бүртгэл (Төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журмын 27 дугаар хавсралт)-д бүртгэн, төрийн архивын дэргэдэх БНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлж, тоо бүртгэлээс хасна.

 

Тав.Хариуцлага

 

5.1.Төрийн архивын баримтад нэгдсэн тооллого явуулах тухай энэхүү журмыг зөрчсөн төрийн архив, байгууллага, ажилтанд Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн 50 дугаар зүйлийн 50.1 дэх заалт, архивын баримтыг дутаасан, гэмтээсэн ажилтан болон хүн, хуулийн этгээдийг Зөрчлийн тухай хуулийн 15 дугаар зүйлийн 15.26 дахь заалт болон бусад холбогдох хууль тогтоомжид заасан хариуцлага хүлээлгэнэ.

5.2.Баримт дутагдсан нь гэмт хэргийн шинжтэй бол архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хяналтын улсын байцаагчаар акт тогтоолгон зөрчлийн болон эрүүгийн хуулиар хариуцлага хүлээлгэнэ.