Засгийн газрын 1995 оны 53 дугаар тогтоолын хавсралт

АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ҮНДСЭН ЗААВАР

 1.Монгол  Улсын  төр, захиргааны байгууллага болон төрийн өмчийн аж ахуйн нэгж, байгууллага  /цаашид "байгууллага" гэх/ энэхүү зааврын дагуу албан хэргээ хөтөлнө.   

 2.Байгууллага  нь  энэ зааврын үндсэн дээр өөрийн онцлогт тохирсон албан  хэрэг  хөтлөлтийн зааврыг боловсруулан мөрдөж болно.

3.Энэхүү  зааврын  зорилго нь удирдлагын баримт бичиг  зохион бүрдүүлэх  ба  албан хэрэг хөтлөх арга, хэлбэрийг  боловсронгуй болгоход оршино.

 4.Зааврын  хэрэгжилтэд хяналт тавих, зааварт холбогдох гарын  авлага, зөвлөмж боловсруулах ажлыг Засгийн газрын агентлаг-Үндэсний архивын газар гүйцэтгэнэ.

5.Бичиг  хэргийн ажилтан нь архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаар гарсан хууль тогтоомж, дүрэм, зааврыг хэрэгжүүлэн ажиллаж,  харъяа байгууллагадаа  албан  хэрэг хөтлөлтийн талаар мэргэжил арга зүйн туслалцаа үзүүлнэ.

6.Байгууллага  нь эрх хэмжээнийхээ хүрээнд удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах зорилгоор албан бичиг, акт, гэрээ,  дүрэм, журам, заавар, илтгэх хуудас, илтгэл, тайлан, тогтоол, захирамж,  тушаал,  протокол,  хуралдааны тэмдэглэл, төлөвлөгөө, удирдамж, тодорхойлолт зэрэг зохион байгуулалт - захирамжлалын баримт бичгийг гаргана.

7.Зохион  байгуулалт-захирамжлалын  баримт  бичгийн бүрдлийг А4 /297*210/, /210*297/, /А5 /210*148/ хэмжээний хуудсанд шаардлагын дагуу үйлдэнэ. /Энэ хэсгийг ЗГ-ын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор өөрчлөн найруулсан/.

8.Баримт  бичгийн бүрдэлд:  төрийн сүлд, соёмбо, байгууллагын бэлгэдэл  тэмдэг, нэр, баримт бичгийн нэр, огноо, дугаар, байгууллагын оршиж буй хот, суурин газрын нэр, шуудангийн индекс,  факс,  телексийн дугаар, бичиг хэргийн ажилтны телефон утасны  дугаар,  хүлээн авах байгууллагын нэр, тэргүү, бичвэр, санал, хавсралтын тухай болон баримт бичгийн хувийг явуулсан тухай  тэмдэглэл, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, тамга, тэмдгийн дардас, баталсан, зөвшөөрсөн болон баримт бичиг боловсруулсан тухай тэмдэглэл тус тус орно.     

Гадаадад явуулах  албан бичгийг тухайн байгууллагын нэр, оршиж буй хот, суурин газрын нэр, шуудангийн индекс, факс,  телексийн  болон  телефон утасны дугаар зэргийг монгол болон аль нэг гадаад хэл дээр бичсэн хэвлэмэл хуудсан дээр монгол хэлээр үйлдэж, шаардлагатай бол орчуулгыг хавсаргана.

Гадаадад  явуулах  баримт  бичиг нь тухайн байгууллагаас явуулах бусад баримт бичигтэй нэгдсэн дугаартай байна.

 9.Баримт  бичгийн бүрдлийг толгойн, бичвэрийн болон баталгааны  гэсэн гурван хэсэгт хуваана.

10.Төрийн сүлд, соёмбо нь А4 хэмжээний хуудсанд /22*26/ мм-ийн, соёмбо билэгдэл тэмдэг /20*24/ мм-ийн, А5 хэмжээний хуудсанд сүлд нь /17*24/ мм-ийн, соёмбо билэгдэл тэмдэг /16*20/ мм-ийн хэмжээтэй байна.

      Зохион байгуулалт-захирамжлалын баримт бичигт дараахь зүйлийг бичсэн байна. Үүнд:

      -байгууллагын билэгдэл тэмдэг

      -байгууллагын нэр

      -баримт бичгийн нэр /албан бичгээс бусад баримт бичигт/

      -огноо /Энэ хэсгийг ЗГ-ын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор өөрчлөн найруулсан/

  11.Албан   бичгээс  бусад баримт бичигт тэдгээрийн нэрийг бичнэ.

  12.Баримт  бичгийн огноог  он, сар, өдөр гэсэн дарааллын дагуу зөвхөн араб тоогоор тэмдэглэнэ. Жишээ нь:  

     1995 оны 5 дугаар сарын 9-ний өдөр г.м.

13.А5 хэмжээний хэвлэмэл хуудасны огноог дараахь байдлаар бичнэ. Жишээ нь: 1995.5.25             1995.1О.О1 г.м.

 14.Албан  бичгийн  дугаар  нь  тухайн зохион байгуулалтын нэгжийн индекс  болон бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ. Жишээ нь: 2/155

Үүнд:     - 2 - нэгжийн индекс  - 155   - бүртгэлийн дугаар

 15.Тогтоол,  тушаал, захирамж зэрэг баримт бичигт оны эхнээс  дугаар өгнө.

 16.Баримт  бичигт тухайн байгууллагын оршиж буй хот, суурин   газрын нэр, шуудангийн индекс, факсын дугаар, бичиг хэргийн  ажилтны  телефон утасны  дугаарыг  дараахь   байдлаар бичнэ.Жишээ нь:

Улаанбаатар-210646             Факс /976-1/ З245ЗЗ             Утас З20555 г.м.

 17.Баримт  бичгийг хаяглахдаа хүлээн авах байгууллага болон хүний нэрийг өгөх оршихын, албан тушаалын нэрийг нэрлэхийн тийн ялгалаар тус тус бичнэ. Жишээ нь:   

Эрүүл мэндийн яаманд, "Хүлэг" компанийн захирал С.Даваад г.м.

 18.Тодорхой  хүний  нэрээр хаяглахдаа хүлээн авагчийн овгийн  эхний үсэг тодорхойгүй бол "ноён", "хатагтай" гэсэн үгсийг  хэрэглэж болно. Жишээ нь:

"Говь" компанийн захирал ноён Шаравт г.м.

 19.Удирдах  албан  тушаалтанд илгээх бичигт "танаа" гэсэн үгийг хэрэглэж болно. Жишээ нь:             Хүнс, хөдөө аж ахуйн сайд С.Бямбаа танаа г.м.

 20.Баримт  бичгийг нэг төрлийн хэд хэдэн байгууллагын  нэрээр хаяглахдаа  тэдгээрийн  нийтлэг  нэрээр бичнэ. Жишээ нь: Аймгуудын Засаг даргын Тамгын газарт г.м

 21.Тодорхой  албан тушаалтны нэр заан хаяглаж болно.Жишээ нь:

Ховд аймгийн Булган сумын Засаг                        дарга Э.Зулд г.м.

 22.Дугтуй  дээр хүлээн авах байгууллагын хаягийг бичихдээ тухайн байгууллагын  шуудангийн  индексийг  бичнэ.  Жишээ нь: Улаанбаатар-210649  Хууль зүйн яаманд г.м.

 23.Баримт  бичгийг  хоёр  байгууллагын  нэр  заан хаяглаж болно. Жишээ нь:       

Дорнод аймгийн Засаг даргын Тамгын газар, Дорнод аймгийн улсын архивт г.м.

 24.Хаягт  цэргийн  ба бусад цолыг заан бичиж болно. Жишээ нь:

Батлан хамгаалахын сайд, хурандаа  генерал Б.Тулгад г.м.

 25.Хэвлэмэл  хуудсан  дээр  бичих баримт бичигт бичвэрийн үндсэн агуулгыг товч илэрхийлсэн тэргүү зохиож бичнэ. Тэргүүг нэг   өгүүлбэрт багтаан  үеэр  таслалгүй  бичнэ.  Жишээ   нь: 

Статистик бүртгэлийг сайжруулах тухай   г.м.

 26.Хэрэв  баримт  бичигт хэд хэдэн асуудал тусгагдсан бол тэргүүг ерөнхий бичиж болно.

 27.Баримт бичгийн бичвэр нь үндсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. 

Нэгдэх  хэсэгт уг баримт бичгийг зохион бүрдүүлсэн үндэслэл,  хоёрдахь хэсэгт санал, дүгнэлт, шийдвэрийн тухай бичнэ. Зарим  тохиолдолд  бичвэр  нь  зөвхөн  хоёрдахь хэсгээс бүрдэж болно. Тухайлбал, тэмдэглэх хэсэггүйгээр зөвхөн тушаах хэсгээс бүрдэж болно.

 28.Баримт  бичгийн  хэл  найруулга нь утга төгөлдөр, товч тодорхой, засваргүй, этгээд болон бүдүүлэг үг хэллэг хэрэглээгүй,  зөв бичих дүрмийн дагуу бичигдсэн байна.

 29.Шаардлагатай  тохиолдолд  бичвэрийг  бүлэг, дэд бүлэг, зүйл, дэд зүйл, заалтад хуваан тоо буюу үсгээр дугаарлаж болно.

 З0.Баримт  бичиг  хавсралттай  бол бичвэрийн зохих хэсэгт "хавсралт"-ыг зааж  бичнэ.  Хэрэв  хэд  хэдэн  хавсралттай бол хавсралт тус бүрийг дугаарлана. Жишээ нь:      

1 дүгээр хавсралт, 2 дугаар хавсралт г.м.

 З1.Захирамжлалын баримт бичгээр батлагдсан хавсралтын баруун дээд өнцөгт ямар байгууллагын, хэдэн оны, хэддүгээр  тогтоол, захирамж, тушаалын хавсралт болохыг зааж бичнэ. Жишээ нь:            Үндэсний хөгжлийн газрын даргын 1995 оны З дугаар тушаалын хавсралт г.м.

З2.Бичгийн хувийг өөр байгууллагад явуулсан тухай  тэмдэглэлийг бичвэрийн эцэст бичнэ. Жишээ нь: Хувийг Сангийн яаманд г.м.

Баримт бичгийн баталгааны хэсэг       

З3.Баримт бичиг нь эрх мэдэл бүхий  албан тушаалтны албан тушаалын  нэр,   гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, байгууллагын тамга  буюу тэмдгээр  батлагдсан байна. Тамга, тэмдгийг баримт бичигт гарын үсэг зурагдсаны дараа албан тушаалын нэрийн эхний үсгүүдийг оруулан бүтэн, тэгш, тод дарна. Харин гадаад орнуудтай харилцах албан бичигт тамга, тэмдэг дарахгүй.

  З4.Хэвлэмэл хуудас бүхий албан бичигт байгууллагын дарга, орлогч, зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг зурна.

 З5.Байгууллагын дарга эзгүй үед албан тушаалын нэр, гарын үсгийн тайллыг даргын нэрээр бичиж түүнийг албан ёсоор орлож байгаа хүн албан тушаалын нэрийн ард холбох зураас татаад заахын  тийн ялгалын дагавар хэрэглэн гарын үсгээ зурна. Жишээ нь:Дарга      -ыг С.Бат, Захирал-ыг                 Ц.Бор г.м.

  36.Хэрэв  байгууллагыг "үүрэг гүйцэтгэгч" толгойлж байгаа бол  албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайллыг үүрэг  гүйцэтгэгчийн нэрээр бичнэ.

Жишээ нь: Даргын үүрэг гүйцэгэгч  Ү.Долгор г.м.

 37.Хэвлэмэл хуудас хэрэглээгүй тохиолдолд бичгийн нүүрийг хуудасны зүүн дээд өнцөгт дарж стандартын шаардлагын дагуу  бусад бүрдлийг бичнэ.

З8.Адил эрхтэй байгууллагууд баримт бичиг хамтран гаргавал  тус тусын байгууллагын нэр, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын  үсгийн  тайлалыг уг ажлыг зохион байгуулахад гүйцэтгэж байгаа үүргийн дарааллаар бичиж, тамга буюу тэмдэг дарна. Жишээ нь:         

Монгол Улсын Хууль зүйн сайд                     А.Дорж

Монгол Улсын Эрүүл мэндийн сайд             Л.Цог г.м.

З9.Нэгдсэн удирдлагатай байгууллагын тушаал, захирамж  зэрэг  баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна. Харин илтгэх хуудас зэрэг лавлагаа-мэдээллийн шинжтэй баримт бичигт боловсруулсан ажилтан гарын үсэг зурна.

40.Хамтын  удирдлагатай байгууллагын тогтоол, шийдвэр зэрэг  баримт бичигт байгууллагын дарга, нарийн бичгийн дарга нар гарын  үсэг зурна.

41.Аливаа зөвлөл, комисс, ажлын хэсгээс гаргасан баримт бичгийн баталгааны хэсэгт дарга, гишүүд, нарийн бичгийн дарга, тэдний овгийн эхний үсэг, нэр, албан тушаалыг заан бичнэ. Гарын   үсгийг  гарын  үсгийн тайллын  өмнө  зурна.Жишээ  нь:            

Комиссын дарга                 С.Гэндэн /дэд дарга/            

Гишүүд                                  Д.Цог

 /инженер/                          Л.Бат    /механик/

                                                Г.Сувд   /нярав/            

Нарийн бичгийн дарга      А.Янжин  /ня-бо/г.м.

42.Баримт  бичгийн хуулбар хувийг байгууллагын удирдлага, зохион байгуулалтын нэгжийн  даргын зөвшөөрлөөр олгох бөгөөд тэр  нь  уг байгууллагын зөвхөн өөрийнх нь үйл ажиллагааны явцад  бий болсон баримт бичгийн хуулбар байна /энэ заалт архивын  байгууллагад үл хамаарна/.

43.Баримт  бичгийн  хуулбар  хувийг  тухайн  байгууллагын хэвлэмэл хуудсан  дээр  үйлдэнэ. Баталгааны бүрдэлд  "хуулбар үнэн"  гэсэн тэмдэглэл, албан тушаалын нэр, гарын  үсэг, гарын үсгийн тайлал, байгууллагын тамга, тэмдгийн дардас орно. Жишээ нь:          

Хуулбар үнэн             Тамгын газрын дарга      Н.Сэлэнгэ г.м.

44.Баримт  бичгийг  баталсан, зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэлд "Батлав", "Зөвшөөрөв" гэсэн үг, байгууллагын нэр, албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо, тамга, тэмдгийн дардас орно.   "Батлав" гэсэн үгийг хуудасны зүүн болон дээд ирмэгээс 20   мм  зай  авч  бичээд  бусад бүрдлийг  бичнэ.  Жишээ  нь: Батлав.Увс аймгийн Засаг дарга   Д.Сүх, 1995.О5.1З. г.м.

 Энэ  нь  байгууллагын  дотоод журам, төлөвлөгөө, удирдамж зэрэг баримт бичигт гол төлөв хамаарна.

45.Хэрэв  баримт бичгийг захирамжлалын баримт бичгээр  баталсан  бол уг баримт бичиг гарсан он, дугаарыг дараахь  байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

Соёлын сайдын 1995 оны А/15 тоот  тушаалаар батлав.  г.м.

46.Тухайн байгууллагад боловсрогдож байгаа баримт бичгийн төсөлд  өгөх  санал нь төслийг зөвшөөрсөн, эс зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэл, огноо, санал өгч буй албан тушаалтны  гарын  үсгээс бүрдэнэ.  Шаардлагатай  гэж үзвэл санал өгч байгаа хүний албан тушаал, гарын үсгийн тайллыг бичнэ. Жишээ нь:

Зөвшөөрөв.Хуулийн зөвлөх А.Батсүх,  1995.05.10  г.м.  

Төсөлд өгөх нэмэлт санал, зөвлөмжийг хавсаргана. Жишээ нь: Хуулийн зөвлөх А.Батхүү.      Санал, зөвлөмжийг хавсаргав.  1995.05.15  г.м.

47.Бусад  байгууллагаас  боловсруулж ирүүлсэн баримт бичгийн төсөлд өгөх саналыг тухайн байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр бичиж, байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.

                48.Баримт  бичгийн ноорог, түүнд оруулсан засвар, оруулга нь гаргацтай,  утга  найруулгын хувьд ойлгомжтой байна. Хэрэв энэ  шаардлагыг биелүүлээгүй  байвал  бичиг  хэргийн ажилтан, бичээч, компьютерийн операторч уг баримт бичгийг хүлээн авахаас татгалзана.

49.Хоёр  ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийн хоёрдугаар хуудаснаас эхлэн "2" гэж араб тоогоор дугаарлан хуудасны дээд ирмэгээс 10 мм-ийн зайд голлуулж бичнэ.

50.Байгууллагад үлдэх баримт бичгийн эцсийн хуудасны арын зүүн   доод өнцөгт  хуудасны  зүүн  захаас  З0  мм-ийн   зайд "Боловсруулсан", "Нийлсэн"  гэсэн  үг,  бичгийн  хувийн  тоо, баримт  бичиг  боловсруулсан, нийлсэн,  бичсэн ажилтны овгийн эхний үсэг, нэрийг бичнэ. Жишээ нь:

Боловсруулсан       Ц.Ганболд             

Нийлсэн             С.Буд

З хувь.             Ц.Отгонбилэг г.м.

51.Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулахад төрөл бүрийн бичгийн машин, компьютер ашиглана. Компьютерийн программд энэ заавар  болон зохион  байгуулалт-захирамжлалын баримт бичгийн стандартын шаардлагыг тусгасан байна.

52.Түүх,  эрдэм  шинжилгээний  ач  холбогдол бүхий байнга хадгалах баримт бичиг болон төр, засгийн удирдах дээд байгуул- лагад  илгээх  баримт бичгийг сайн чанарын бичгийн цаасан дээр нэг  талд  нь  стандартын шаардлагын дагуу бичнэ. Түр хадгалах баримт бичгийг бичгийн цаасны хоёр талд бичиж болно.

5З.Факс, телексээр ирсэн байнга хадгалах баримт бичгийг олшруулагч машинаар хувилж, байгууллагын архивт зохих зааврын дагуу шилжүүлнэ.

Баримт бичгийн эргэлт  

54.Баримт  бичиг  зохион бүрдүүлсэн буюу хүлээн авсан мөчөөс архивт  шилжүүлэх  хүртэлх хугацаанд гүйцэтгэх ажлын дарааллыг  баримт бичгийн эргэлт гэнэ.

55.Тодорхой  хугацаанд  гаднаас ирсэн, гадагш явуулсан ба тухайн байгууллагад   боловсруулсан  дотоодын баримт бичгийн нийт  хэмжээг  баримт  бичгийн  эргэлтийн  хэмжээ  гэнэ. Баримт бичгийн  эргэлтийн  хэмжээг хуудсаар тооцно. Олшруулсан хувийг эх бичгээс нь тусад нь тоолно.

Нийт баримт  бичгийн эргэлтийн хэмжээг дараахь хүснэгтийн дагуу хуудасны тоогоор гаргана. _____________________________________

 1.Байгууллагын нэр

 --------------------------------------------------------------

2.Огноо

 --------------------------------------------------------------

З.Ирсэн бичиг

--------------------------------------------------------------

4.Явуулсан бичиг

--------------------------------------------------------------

5.Иргэдийн өргөдөл, гомдол

 --------------------------------------------------------------

6.Төлөвлөгөө, тайлан, тушаал, протокол   зэрэг дотоодын баримт бичиг

 ----------------------------------------------------------------------------------------------------

Тайлбар:  Баримт  бичгийн эргэлтийн хэмжээг бичвэр бүхий А4  хэмжээтэй хуудасны тоогоор гаргана. Хоёр талдаа бичвэртэй нэг  хуудсыг  2 хуудсанд, А5 хэмжээний хоёр хуудсыг 1 хуудсанд тус тус тооцно.

Баримт бичиг хүлээн авах журам   

56.Байгууллагад  ирсэн баримт бичгийг хүлээн авч бүртгэх, ангилах,холбогдох ажилтанд шилжүүлэх ажлыг бичиг хэргийн ажилтан  хариуцан гүйцэтгэнэ.

57.Бичиг  хэргийн ажилтан ирсэн баримт бичгийг хүлээн авч зөв хаягласан,  бүрдэл бүрэн эсэхийг шалгаж ирсэн баримт бичгийн  бүртгэл /1 дүгээр хавсралт/-д бүртгэнэ. Ирсэн баримт бичгийн  бүртгэлийн 8 дугаар баганад зөвхөн хариутай бичигт хөтлөх бүртгэл-хяналтын карт /загварыг 7 дугаар хавсралтаар үзүүлэв/- ын дугаарыг оны эхнээс бичнэ.

58.Баримт  бичиг  буруу хаягласан,бүрдэл дутуу зэрэг  зөрчилтэй  бол 2 дугаар хавсралтад үзүүлсэн маягтын дагуу 2 хувь тодорхойлолт  бичиж  нэг хувийг  ирсэн  баримт  бичгийн  хамт буцаана.

59."Нууц", "гарт нь" гэсэн баримт бичгийг дугтуйн гаднахь хаягаар бүртгэж холбогдох ажилтанд задлалгүй шилжүүлнэ.

60.Бичиг  хэргийн  ажилтан  хүлээн авч бүртгэсэн яаралтай баримт бичгийг тухай бүрт нь, бусад баримт бичгийг ирсэн өдөрт нь багтаан холбогдох ажилтанд шилжүүлнэ.

61.Бичиг  хэрэгт бүртгээгүй баримт бичгийг хүлээж  авахыг хориглоно.

Онцгой  тохиолдолд бүртгэлгүй баримт бичиг  хүлээн авсан  хүн  өөрийн биеэр бичиг хэргийн ажилтанд бүртгүүлнэ.

62.Байгууллагад ирсэн баримт бичгийн эцсийн хуудасны арын зүүн доод өнцөгт тэмдэг дарж З дугаар хавсралтад үзүүлсний дагуу  бүртгэнэ.

63.Баримт  бичгийг  ирүүлсэн  байгууллагын хаяг, явуулсан болон хүлээн   авсан  огноог  зөвхөн  дугтуйн дээр байгаагаар тогтоохоор байвал уг дугтуйг баримт бичигт хавсаргана.

64.Иргэдийн  өргөдөл,  гомдлыг 4 дүгээр хавсралтад заасны дагуу бүртгэж  асуудлыг  шийдвэрлэх ажилтанд шилжүүлнэ.

Баримт бичиг явуулах журам    

65.Явуулах баримт бичгийг хүлээн авч шалгах, бүртгэх, ангилах,  дугтуйлах, хаяглах, шуудангийн салбарт хүргэх ажлыг бичиг хэргийн  ажилтан хариуцан гүйцэтгэнэ.

 66.Явуулах  баримт  бичгийн  утга агуулга, хэл найруулга, бүрдлийг боловсруулсан ажилтан хариуцна.

 67.Явуулах  баримт  бичгийг  5  дугаар  хавсралтад заасан маягтын дагуу явуулсан баримт бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ.  Явуулж  байгаа  баримт бичигт хариу ирүүлэхээр заасан бол "хариутай   эсэх"  гэсэн  8  дугаар баганад оны эхнээс дугаар  өгч тэмдэглэнэ. Яаралтай баримт бичгийн дугтуйн баруун дээд өнцөгт "яаралтай" гэж бичнэ.

68.Явуулах баримт бичгийг шуудангийн салбарт шилжүүлэхдээ 6 дугаар хавсралтад заасан маягтаар бүртгэнэ.

Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд тавих хяналт     

69.Баримт  бичгээр тавьсан  асуудлын шийдвэрлэлтэд бичиг хэргийн ажилтан тогтмол хяналт тавина.

70.Баримт   бичгээр тавьсан  асуудлыг дараахь хугацаанд шийдвэрлэнэ. Үүнд:  

-шууд шийдвэрлэж болох асуудлыг 1-З хоногт;  

-бусад байгууллагатай хамтран шийдвэрлэвэл зохих асуудлыг 5-ЗО хоногт;

-иргэдийн   өргөдөл, гомдлыг  холбогдох  хууль  тогтоомжид заасан хугацааны дотор.

 71.Баримт  бичигт  асуудал шийдвэрлэх хугацааг заасан бол дурдсан хугацаанд нь, мөн яаралтай албан бичиг, цахилгааны  хариуг тэр дор нь явуулна.

 72.Шийдвэрлэлтэд нь хяналт тавих, хариу өгөх шаардлагатай баримт бичигт  бүртгэл-хяналтын карт хөтлөн ирсэн баримт бичгийн  бүртгэлд гарын үсэг зурж хүлээлцэнэ.

 73.Хариутай  баримт  бичгийг зохион байгуулалтын нэг нэгжээс  нөгөөд шилжүүлэх тохиолдолд бичиг хэргийн ажилтанд мэдэгдэж  тийнхүү  шилжүүлсэн тухай  тэмдэглэлийг бүртгэл-хяналтын картад хийлгэнэ.

  74.Хариутай  баримт  бичгийн бүртгэл-хяналтын картыг хоёр хувь хөтөлж  нэг  хувийг ирсэн баримт бичгийн хамт холбогдох ажилтанд шилжүүлнэ. Хоёрдахь хувийг бичиг хэргийн ажилтан  хяналтад авна.

  75.Холбогдох  ажилтан  ирсэн  баримт  бичгийг хэрхэн, яаж шийдвэрлэснийг бүртгэл-хяналтын картын "хэзээ, хэрхэн  шийдвэрлэсэн"  гэсэн  хүснэгтэд  тэмдэглэж бичиг хэргийн ажилтанд  хүлээлгэн өгнө.

 76.Бүртгэл-хяналтын карт 210х148 мм, хяналтын карт 170х120 мм-ийн хэмжээтэй байна. Компьютерээр албан хэргээ хөтөлдөг  байгууллагад энэ хэмжээ өөр байж болно.

77.Баримт бичгийн эргэлт багатай байгууллагад бүртгэл- хяналтын карт хөтлөлгүй ирсэн баримт бичгийн бүртгэлээр хяналт тавьж, биелэлтийг 11 дүгээр хавсралтад үзүүлсэн хүснэгтэд  тэмдэглэнэ.

78.Бичиг  хэргийн ажилтан нь шийдвэрлэх  хугацаа хэтэрсэн баримт бичиг, өргөдөл, гомдлын мэдээг 8 дугаар хавсралтад  заасан  хүснэгтээр; хугацаандаа хариу ирээгүй баримт бичгийн мэдээг 9 дүгээр хавсралтад заасан хүснэгтээр тус тус долоо хоног тутам гаргаж удирдлагад танилцуулна.

79.Тогтоол  шийдвэрийн  биелэлтийг  10  дугаар хавсралтад заасан хяналтын картад бичнэ.      Хяналтын  картыг  хоёр  хувь хөтөлж нэг хувийг шийдвэрийн биелэлтэд  хяналт тавих ажилтанд шилжүүлж, хоёрдахь хувийг бичиг хэргийн ажилтан хяналтад авна.

80.Холбогдох  ажилтан  нь  тогтоол, шийдвэрийн биелэлтийг хяналтын картын  "биелэлтийн тухай тэмдэглэл" гэсэн хүснэгтэд тэмдэглэж, бичиг хэргийн ажилтанд шилжүүлнэ. Тогтоол, тушаал, захирамж  зэргийг  оны  эхнээс  11  дүгээр хавсралтад үзүүлсэн маягтаар бүртгэнэ.

81.Иргэдийн  өргөдөл,  гомдлыг хэрхэн шийдвэрлэсэн тухайг 4 дүгээр хавсралтад үзүүлсэн хүснэгтийн 9-1З дахь баганад  тэмдэглэнэ.  Шаардлагатай  гэж үзвэл бүртгэл-хяналтын карт хөтөлж хариутай баримт бичиг шийдвэрлэдэг журмаар гүйцэтгэнэ.

82.Бүртгэл-хяналтын  болон  хяналтын  картыг  лавлах санд байлгаж байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж, харилцагч  байгууллага  болон шийдвэрлэгдсэн, шийдвэрлэгдээгүй асуудлаар  ялгаж ангилсан байна.

Харин  иргэдийн  өргөдөл,  гомдлын  картын  санг тусад нь хөтөлж, картыг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуулна.

Дотоод баримт бичигтэй ажиллах журам

83.Дотоод баримт бичгийг тухайн байгууллагын хэмжээнд боловсруулан зохих журмын дагуу батлуулж мөрдөнө. Дотоод баримт бичгийг боловсруулж мөрдөх ажиллагаа нь төслийг зохиох, зөвшөөрүүлэх болон санал авах /шаардлагатай тохиолдолд/, баталгаажуулах, бүртгэх, олшруулах, тараах, хяналтад авах ажилбаруудаас бүрдэнэ. /Засгийн газрын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор нэмсэн/

84.Захирамжлалын баримт бичгийг боловсруулан холбогдох саналыг авсаны дараа түүний агуулга нь хууль тогтоомжид нийцэж байгаа эсэхийг хянуулахаар хуулийн нэгж /зөвлөх/ болон байгууллагын даргад шилжүүлнэ. Баримт бичгийг баталгаажуулж, бүртгэсний дараа байгууллагын зохион байгуулалтын бүтцийн нэгжүүдэд танилцуулна. Шаардлагатай тохиолдолд бусад байгууллагад тарааж болно. /Засгийн газрын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор нэмсэн/

85.Хуралдааны тэмдэглэлийг холбогдох албан тушаалтан зөвхөн танилцаж баталгаажуулна. /Засгийн газрын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор нэмсэн/.

86.Баталгаажсан дотоод баримт бичигт шаардлагатай тохиолдолд хяналтын карт хөтөлж холбогдох хавтаст хэрэгт хадгална. /Засгийн газрын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор нэмсэн/

87.Дотоодын баримт бичгийг /тогтоол, тушаал, захирамж, хуралдааны тэмдэглэл/ оны эхнээс 11 дүгээр хавсралтад үзүүлсэн маягтын дагуу бүртгэж тухайн асуудлыг шийдвэрлэх ажилтанд шилжүүлнэ. /ЗГ-ын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор 83, 84, 85, 86, 87 дахь заалтуудыг нэмсэн./

88.Байгууллагын   зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөх   хэргийг тодорхой нэр төрөл, асуудлын сэдвээр төрөлжүүлсэн, хадгалах  хугацаа,  хариуцах  албан тушаалтны нэрийг заасан  лавлах, тоо бүртгэлийн  баримт  бичгийг "Хөтлөх хэргийн  жагсаалт" /12 дугаар хавсралт/ гэнэ.

89.Байгууллагын   зохион  байгуулалтын  нэгж  бүр  хөтлөх хэргийн жагсаалттай байна. Жагсаалтыг  бичиг хэргийн ажилтан хариуцан  холбогдох ажилтнуудын оролцоотойгоор нэгтгэн гаргаж тухайн жилийн эхэнд байгууллагын даргаар батлуулна.

90.Хөтлөх  хэргийн  нэрийн  жагсаалтыг  гаргахдаа  тухайн байгууллагын  эрх хэмжээ, баримт бичгийн бүрэлдэхүүн, тоо  хэмжээг  судалж, байгууллагын дүрэм, баримт бичиг хадгалах  хугацааны  жагсаалт,  байнга, түр  хадгалах  баримт бичгийн  данс, бүртгэл зэргийг ашиглана.

91.Байгууллага нь зохион байгуулалтын нэгжид хуваагддаггүй бол баримт бичгийг үйл  ажиллагааны  чиглэлээр ангилж, хөтлөх хэргийг ач холбогдлоор нь дараалалд оруулна.

92.Хөтлөх  хэргийн  нэрийн жагсаалт гаргахдаа тухайн  нэгжийн  ажилтан бүрийн хөтлөх  хэргийг нэг бүрчлэн бүртгэж, нийт хэргийг  тодорхой дараалалд оруулан хадгалах хугацаа, хариуцах албан тушаалтны нэрийг заана.

93.Хөтлөх   хэргийн  нэрийн  жагсаалтад бүртгэгдсэн хэрэг бүр индекстэй  байна.  Хэргийн  индекс нь байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийн индекс болон  жагсаалтад бүртгэгдсэн  дугаараас бүрдэнэ.  Жишээ нь:  З/15            

Үүнд: - З  - санхүүгийн хэлтсийн индекс;     

 - 15 - хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын 15 дугаарт бүртгэгдсэн хэрэг.

94.Хөтлөх  хэргийн нэрийн жагсаалтын зүүн дээд өнцөгт  баталсан тухай,  баруун дээд өнцөгт зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэл тус  тус  хийнэ.

Нэрийн жагсаалтын хүснэгтийн 1 дүгээр баганад хөтлөх хэргийн дэс дугаарыг араб тоогоор тэмдэглэнэ. 2 дугаар баганад  хэргийн  индексийг, З дугаар баганад хэргийн гарчгийг бичнэ.

Хэргийн гарчиг нь баримт бичгийн нэр төрөл, утга агуулга, зохиогч, харилцсан байдал, огноо, газар орныг илэрхийлсэн бөгөөд товч тодорхой байна. /Энэ заалтын 2 дахь хэсгийг ЗГ-ын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор нэмсэн./

4  дүгээр  баганад хэргийн хадгалах хугацааг бичих бөгөөд энэ  хугацааг тогтоохдоо баримт бичиг хадгалах хугацааны ямар жагсаалт  ашигласан, жагсаалтын хэддүгээр зүйлд хадгалах хугацааг   заасныг бичнэ. Хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалтыг ашиглавал  "ҮЖ"  гэж  тэмдэглээд зүйлийн дугаарыг бичнэ. Жишээ нь: ҮЖ-1О65 байнга    г.м.

Байгууллагын  баримт  бичиг хадгалах хугацааны жагсаалтыг ашиглавал "БЖ" гэж тэмдэглээд зүйлийн дугаарыг бичнэ. БЖ-103    5 жил     г.м.  

5   дугаар  баганад  уг хэргийг хариуцсан албан тушаалтны нэрийг бичиж 6 дугаар баганад хэргийн талаар тэмдэглэл хийнэ.

95.Хөтлөх  хэргийн нэрийн жагсаалтыг З хувь үйлдэж, 1 хувийг зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөх бөгөөд үлдэх 2 хувийг бичиг хэргийн болон архивын ажилтан тус тус хяналтад авна.

96.Хөтлөх  хэргийн  жагсаалтын  дагуу  хэрэг бүрдүүлэх үе шатанд  баримт бичгийг ач холбогдлоор нь үнэлэн хадгалах хугацааг  тогтооно.

97.Баримт  бичгийг  нэр  төрөл,  үүссэн  он цаг, асуудлын сэдэв, үйл ажиллагааны чиглэл, байгууллага, иргэдтэй харилцсан байдал,  газар  нутгийн болон зохиогчийн нэр зэрэг үндсэн  шинжүүдийн  аль  нэгээр  буюу хэд хэдийг хослуулан ангилан  төрөлжүүлж хэрэг бүрдүүлнэ

Хэрэг бүрдүүлэхдээ дараахь шаардлагыг хангасан байвал зохино. Үүнд:

-байнга болон түр хадгалах баримтыг тус тусад нь ангилах

-тухайн хэрэгт зөвхөн нэг оны, бүрэн шийдвэрлэгдсэн, албан ёсоор бүрдүүлсэн баримтыг оруулах

-хэрэг дотор баримтыг он, сар, өдөр, дэс дугаар, ач холбогдол, агуулгыг харгалзан төрөлжүүлэх. /Энэ заалтын 2 дахь хэсгийг ЗГ-ын 1998 оны 90 дүгээр тогтоолоор нэмсэн./

                 98.Хэрэгт  гарчиг бичиж хуудсыг дугаарлана. Хэрэг бүрдүүлэхэд дутагдаж  байгаа  баримтыг  уг  хэргийг хариуцсан албан тушаалтан сурвалжлан олж бүрдүүлнэ.

 99.Хөтлөгдөж  дууссан хэргийг байгууллагын архивын ажлын үндсэн зааврын дагуу эмхлэн цэгцэлж архивт шилжүүлнэ.

-----оОо----

 

 

-Ирсэн бичгийн бүртгэлийн маягт

-баримт бичиг буцаах тодорхойлолт

-Бүртгэсэн, шилжүүлсэн карт

-Өргөдөл гомдлын бүртгэл

-Явуулсан бичгийн бүртгэл

-Баримт бичиг хүлээлцэх дэвтэр

-Бүртгэл хяналтын карт

-Хяналтын карт

-Тогтоол, захирамж, тушаалын бүртгэл

-Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт

 

зэргийг эх хувиас нь үзнэ үү.