Нүүр
Хүчингүй эрх зүйн акт 
Сонсох / Сонгосон утга сонсох
Pdf
Word
ХэвлэхЗасгийн газрын 1995 оны 52 дугаар тогтоолын хавсралт
ТӨР, ЗАХИРГААНЫ БАЙГУУЛЛАГА, ТӨРИЙН ӨМЧИЙН АЖ АХУЙН НЭГЖ, БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВЫН АЖЛЫН ҮНДСЭН ЗААВАР
Нэг. Нийтлэг үндэслэл
ТӨР, ЗАХИРГААНЫ БАЙГУУЛЛАГА, ТӨРИЙН ӨМЧИЙН АЖ АХУЙН НЭГЖ, БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВЫН АЖЛЫН ҮНДСЭН ЗААВАР
1. Энэхүү заврыг Монгол Улсын төр, захиргааны байгууллага, төрийн өмчийн аж ахуйн нэгж, байгууллага /цаашид "байгууллага" гэх/-ын архивын баримтыг эмхлэн цэгцлэх, тоо бүртгэл хөтлөх, хадгалах, ашиглх, төрийн архивт шилжүүлэх үйл ажиллагаанд мөрдөнө.
2. Байгууллага нь өөрийн архивыг эмхлэн байгуулж төрийн архив бүртгүүлэн архивын гэрчилгээ /1 дүгээр хавсралт/ авна.
3. Байгууллага нь архивын ажил хариуцсан ажилтанг албан ёсоор томилно.
4. Өөрийн үйл ажиллагаандаа кино, гэрэл зураг, дуу авиа, дүрс бичлэг, түүнчлэн шинжлэх ухаан, техникийн зэрэг тусгай төрлийн баримт зохион бүрдүүлдэг байгууллагууд нь дээрх баримтыг хадгалах зориулалт бүхий сан хөмрөг байгуулна.
5. Хосгүй үнэт, үнэт баримтыг илрүүлэх, тэдгээрээс хамгаалалтын ба ашиглалтын хуулбар хувь бий болгох журмыг Үндэсний архивын газар батална.
6. Төрийн архив хөмрөг үүсгэгч байгууллагын зэрэглэлийг тогтооно. Байгууллагын архивт баримт хадгалах цаад хугацааг архивын хөмрөгийн дүрмээр тогтооно. Төрийн архив хөмрөг үүсгэдэггүй байгууллага нь байнга хадгалах баримтаа дээд шатны байгууллагадаа шилжүүлнэ.
7. Байгууллагын архив /ажилтан/ нь дараахь үндсэн үүргийг гүйцэтгэнэ:
а/ байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийн баримтыг эмхлэн цэгцлүүлж архивт хүлээн авах, хадгалах, ашиглуулах;
б/ хувийн гаралтай баримтыг хүлээн авах, хадгалах, ашиглуулах;
в/ архивт хадгалагдаж буй задгай баримтыг эмхлэн цэгцлэх;
г/ баримтыг нягтлан шалгаж байнга, түр хадгалах баримтыг ялгах, байгууллагын нягтлан шалгах комиссын хурлаар хэлэлцүүлж шийдвэрлүүлэх;
д/ архивын баримтын данс, бүртгэл үйлдэх;
е/ байгууллага, иргэдэд архивын лавлагаа өгөх, шаардлагатай гэж үзвэл баримтын хуулбар хувь олгох;
ж/ хадгаламжийн тохиромжтой нөхцөлийг бүрдүүлэх, тоо бүртгэлийн үндсэн баримт бичиг хөтлөх, гэмтэлтэй баримтыг сэргээн засварлах;
з/ улсын архивт шилжүүлэх баримтыг дансны хамт, хосгүй үнэт, үнэт баримтыг хамгаалалтын ба ашиглалтын хуулбар хувийн хамт шилжүүлэх;
и/ өөрийн байгууллага болон харьяа газрын албан хэрэг хөтлөлт, архивын ажилд хяналт тавьж, мэргэжил-арга зүйн туслалцаа үзүүлнэ.
8. Байгууллагын архив /ажилтан/ нь дараахь эрх эдэлнэ:
а/ өөрийн байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж болон харьяа газрын архив, албан хэрэг хөтлөлтийн ажлыг шалгах;
б/ зохион байгуулалтын нэгжээс баримтаа хугацаанд нь архивт шилжүүлэхийг шаардах;
в/ архивын ажилд зайлшгүй шаардлагатай мэдээг өөрийн байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж, харьяа газраас гаргуулж авах;
г/ архивын баримтын нөхөн бүрдүүлэлт, хадгалалт, ашиглалтын явцад илэрсэн хариуцлагагүй үйл ажиллагааны талаар улсын байцаагчид мэдэгдэх;
д/ архивын ажлыг сайжруулах талаар холбогдох газарт санал, дүгнэлт гаргах.
9. Баримт нягтлан шалгах нь баримтыг мэдээллийн ач холбогдлоор нь үнэлэн, тэдгээрийн хадгалах хугацааг тогтоох үйл ажиллагаа юм.
10. Баримтын ач холбогдлыг тогтоохдоо түүх, эрдэм шинжилгээний талаас нь иж бүрнээр хандах зарчмыг баримтална.
11. Баримтыг нягтлан шалгах үндсэн шалгуурт тухайн байгууллагын статус, үйл ажиллагааны онцлог, баримтад тусгагдсан мэдээллийн утга агуулга, ач холбогдол, баримт үүссэн он цаг, баримтын хүчинтэй эсэх, гадаад онцлог, физик, химийн шинж байдал зэрэг орно.
12. Баримт бичгийн ач холбогдлыг дараахь үе шатанд нягтлан шалгана:
а/ албан хэрэг хөтлөлтийн явцад хэрэг бүрдүүлэх үед;
б/ зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөгдөж дууссан хэргийг байгууллагын архивт шилжүүлэх үед;
в/ баримтыг эмхлэн цэгцэлж, данс бүртгэл үйлдэх үед;
г/ баримтыг төрийн архив шилжүүлэх үед ус тус нягтлан шалгана.
13. Баримтыг нягтлан шалгахдаа баримт бичиг хадгалах хугацаан үлгэрчилсэн жагсаалт, байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт болон нягтлан шалгах ажлын талаар Үндэсний архивын газраас гаргасан заавар, зөвлөмж зэрэг арга зүйн баримт бичгийг удирдлага болгоно.
14. Баримтыг нягтлан шалгах ажлыг байгууллагын даргын тушаалаар томилогдсон нягтлан шалгах комисс удирдан зохион байгуулна. Комисс нь 3-5 хүний бүрэлдэхүүнтэй байх бөгөөд комиссын даргаар байгууллагын дэд /орлогч/ дарга, комиссын гишүүдээр холбогдох ажилтан, нарийн бичгийн даргаар архив хариуцсан ажилтныг томилно.
15. Нягтлан шалгах комисс нь дараах үүргийг гүйцэтгэнэ:
а/ байнга, түр хадгалах баримтын данс, бүртгэл болон устгах бичгийн түүвэр жагсаалтыг хянан хэлэлцэх;
б/ гал, усны болон бусад аюулын улмаас үрэгдсэн, сэргээн засварлах боломжгүй болсон баримтыг шалгаж, комиссын хурлаар хэлэлцэх акт тогтоон байгууллагын даргаар батлуулж, тоо бүртгэлийн баримт бичгээс хасах;
в/ хувийн гаралтай баримтыг байгууллагын архивт хүлээн авах асуудлыг хэлэлцэж шийдвэрлэх
г/ байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын төслийг хянан хэлэлцэх;
д/ архиваас хосгүй үнэт, үнэт баримтыг илрүүлэх, тэдгээрийг хамгаалалтын ба ашиглалтын хуулбар хувьтай болгох ажлыг зохион байгуулах;
е/ харьяа газрын нягтлан шалгах комиссын ажилд хяналт тавьж, арга зүйн туслалцаа үзүүлнэ.
16. Нягтлан шалгах комисс нь асуудлыг олонхийн саналаар шийдвэрлэж хурлын протокол хөтөлнө. Комиссын хурлаар хянан хэлэлцсэн байнга, түр хадгалах баримтын данс, бүртгэл нь зохих төрийн архив дэргэдэх нягтлан шалгах арга зүйн комиссын хурлаар батлагдсаны дараа хүчин төгөлдөр болно.
17. Байнга, түр хадгалах баримтын данс, бүртгэлийг 3 хувь, устгах бичгийн түүвэр жагсаалтыг 2 хувь үйлдэж хурлын протоколын хамт зохих төрийн архивын дэргэдэх баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисст ирүүлнэ.
18. Нягтлан шалгах арга зүйн комиссын хурлаар баталсны дагуу устгах бичгийг байгууллагын нягтлан шалгах комиссын хяналтын дор устгаж, энэ тухай актыг 2 хувь үйлдэж 1 хувийг нягтлан шалгах арга зүйн комисст ирүүлнэ.
19. Баримтыг эмхлэн цэгцэлж, хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх, данс бүртгэл үйлдэхийн өмнө бйгууллагын түүхчилсэн лавлах болон эмхлэн цэгцлэх ажлын бүдүүвчийг боловсруулсан байна.
20. Албан хэрэг хөтлөлтийн явцад бүрэн зөв хөтлөгдсөн байнга хадгалах хэрэгт хуудас дугаарлах, үдэж хавтаслах, дотоод товьёог /2 дугаар хавсралт/ үйлдэх, баталгаа /3 дугаар хавсралт/ болон хадгаламжийн нэгжийн нүүр хуудас /4 дүгээр хавсралт/ бичих зэрэг техник боловсруулалт хийж хадгаламжийн нэгж бүрдүүлнэ.
21. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу бүрэн зөв хөтлөгдөөгүй хэргийг дахин нягтлан шалгаж, байнга, түр хадгалах хугацаагаар нь ангилан төрөлжүүлнэ.
22. Баримтыг он цагаар ангилахад урт хугацааны төлөвлөгөөг биелүүлж эхэлсэн онд нь, түүний биелэлтийг дууссан онд нь, хэд хэдэн он дамжиж шийдвэрлэгдсэн хэргийг шийдвэрлэгдэж дууссан онд нь тус тус ангилна.
23. Баримтыг дараахь үндсэн шинжүүдийн аль нэг буюу хэд хэдэн шинжээр ангилан төрөлжүүлж хадгаламжийн нэгж бүрдүүлнэ.
Үүнд:
а/ баримтын нэр, төрөл
б/ асуудал, сэдэв;
в/ зохион байгуулалтын нэгж, үйл ажиллагааны чиглэл;
г/ он цаг;
д/ зохиогч;
е/ байгууллага, иргэдтэй харилцсан байдал;
ж/ газар нутгийн нэр зэрэг болно.
24. Боловсон хүчний хувийн хэрэг, шүүхийн хэрэг, өвчний түүх, санхүүгийн баримт зэргийг он цаг, нэр төрөл, асуудал, сэдвийн хувьд харилцан адилгүй баримтаар бүрдүүлдэг тул нарийвчлан төрөлжүүлэлгүйгээр хэргийн бүрдлээр нь хадгаламжийн нэгж бүрдүүлнэ.
25. Асуудал шийдвэрүүлэхээр ирүүлсэн баримт бичгийг гарсан шийдвэрийн хамт, хариу авахаар явуулсан баримт бичгийг ирсэн хариутай нь, нэг асуудал, сэдэвт холбогдох хэд хэдэн төрлийн баримт бичгийг тус тус нэгтгэж хадгаламжийн нэгж болгон бүрдүүлнэ.
26. Хадгаламжийн нэгжийн нүүр хуудсанд баримтын утга агуулгыг бүрэн илэрхийлж чадахуйц гарчиг өгнө.
27. Шаардлагатай бол хадгаламжийн нэгжийн гарчигт баримт бичгийн эх, хуулбарын аль нь болох, ямар хэлээр бичигдсэн, гадаад онцлог байдлыг тодруулж бичнэ.
28. Хадгаламжийн нэгжид орсон онцгойлон үзвэл зохих баримтад нэмэлт гарчиг бичнэ.
29. Хадгаламжийн нэгжийн хуудсыг дараалан байрлуулахдаа баримтын он, сар, өдөр буюу дугаар, ач холбогдлыг нь харгалзаж үзнэ.
30. Хадгаламжийн нэгжийн хуудасны дараалал, байрлалыг шалгаж, үдээс хавчаарыг салган хуудас бүрийн баруун дээд өнцөгт дугаарлагчаар буюу бал харандаагаар хуудасны дугаар тавина.
31. Хадгаламжийн нэгж нь 250 хүртэл хуудастай байна. Хэрэв хадгаламжийн нэгж нь хэд хэдэн ботиос бүрдэж байгаа бол боть тус бүрийн хуудсыг эхнээс нь дугаарлана.
32. Хадгаламжийн нэгжийн хуудасны зүүн болон дээд талыг тэгшлэн 3-4 цоолж хатуу картоноор хавтаслаж үднэ. Үдэх боломжгүй гэрэл зураг, газрын зураг, үнэмлэх тусгай тээгчид хадгалсан буюу санамжид байгаа баримт мэдээлэл зэрэг баримтыг хавтас буюу дугтуйд хадгална.
33. Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнууд жил бүрийн 1 дүгээр улиралд багтаан өмнөх оныхоо баримтыг эмхлэн цэгцэлж байнга хадгалах баримтын бүртгэл /5 дугаар хавсралт/, түр хадгалах баримтын бүртгэл /6 дугаар хавсралт/ үйлдэн байгууллагын архивт шилжүүлнэ.
34. Архив нь хадгалах хугацаа нь дууссан устгах баримт бичгийн түүвэр жагсаалт /7 дугаар хавсралт/, улсын архивт шилжүүлэх баримт бичгийн данс /8 дугаар хавсралт/-ыг тус тус үйлдэнэ.
35. Архивын баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалт, ашиглалтын үйл ажиллагааг зохицуулах, түүнд хяналт тавих зорилгоор тоо бүртгэл хөтөлнө.
36. Архивт хадгалагдаж байгаа бүх баримт /хадгаламжийн нэгж, хуудасны тоогоороо/ тэдгээрийн хамгаалалтын болон ашиглалтын хуулбар хувь, баримтын данс зэрэг нь тоо бүртгэлд хамрагдана.
37. Архив нь гэрчилгээ, архивт хүлээн авсан баримтын бүртгэл /9 дүгээр хавсралт/ хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл, баримтыг хассан тухай акт /10 дугаар хавсралт/, баримтын данс зэрэг тоо бүртгэлийн үндсэн баримт бичгийг заавал хөтөлнө. Хадгаламжийн нэгжийн баталгаа, дотоод товьёог нь тоо бүртгэлийн баримт бичигт хамаарагдана.
38. Хадгаламжийн нэгжийн бүртгэлийг он цагийн тодорхой үеэр зааглан хааж, дүн тоог бүртгэлйин эцэст тоо, үсгээр бичнэ. Хэрэв хадгаламжийн нэгжийн дугаар давхардсан буюу алгассан бол тэр тухай тусгана.
39.Архивын тоо бүртгэлийн баримт бичгийг чандлан хадгалж тоо бүртгэлд зөвхөн архив хариуцсан ажилтан өөрчлөлтийг тусгаж байна.
40. Архив нь жил бүр 1 дүгээр улирлын байдлаар баримтын мэдээгээ /11 дүгээр хавсралт/ гаргаж улсын архивт ирүүлнэ.
41. Архивт баримтын тооллого явуулахдаа 1 дүгээр зэргийн байгууллагын баримтыг 3 жилд нэг удаа, П зэргийн байгууллагын баримтыг 5 жилд нэг удаа тоолж дүнг тооллогын хуудсанд /12 дугаар хавсралт/ тэмдэглэнэ. Шаардлагатай бол тооллогын мөрөөр холбогдох арга хэмжээ авна.
42. Хосгүй үнэт, үнэт баримтын тооллогыг жил бүр явуулна. Шаардлагатай нөхцөлд гэнэтийн тооллого явуулж болно.
43. Архивт хадгалагдаж буй баримтын эрэл хайлтыг хялбар болгох, тоо бүртгэлийг сайжруулах зорилгоор баримтын данс, байгууллагын түүхчилсэн лавлах зэрэг эрдэм шинжилгээний лавлах зохионо.
44. Баримтын данс нь нэг талаас тоо бүртгэлийн баримт бичиг, нөгөө талаас эрдэм шинжилгээний лавлах болно. Данс нь нүүр хуудас, байгууллагын нэрийн өөрчлөлт, дансны гарчиг, өмнөх үг, товчилсон үгийн жагсаалт, хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл, дүн тоо, зүйлийн болон хүний нэрийн, түүнчлэн газар зүйн хийгээд он цагийн заагуур, ашигласан номын жагсаалт, баталгаа зэрэг бүрдэлтэй байна.
45.1 дүгээр зэргийн байгууллагын баримтын дансыг бүрэн бүрдэлтэйгээр, П, Ш зэргийн байгулулагын баримтын дансыг зөвхөн дансны нүүр, өмнөх үг, хадгалажийн нэгжийн бүртгэл, баталгаа зэрэг зарим бүрдэлтэйгээр үйлдэнэ. Данс бүр бие даасан дугаартай байна.
46. Сан хөмрөг үүсгэгч байгууллага, түүний баримтын түүхээс түүхчилсэн лавлах бүрдэнэ. Түүхчилсэн лавлах нь зохиомжийн хувьд дэлгэрэнгүй байна.
47. Сан хөмрөг үүсгэгч байгууллагын түүхэнд дараахь зүйлийг тусгана. Үүнд:
а/ сан хөмрөг үүсгэгчийг анх байгуулсан эрх зүйн акт, огноо;
б/ тухайн байгууллагыг байгуулах үеийн улс орны хөгжлийн онцлог, нийгмийн шаардлага;
в/ тухайн байгууллагы эрх, үүрэг, зохион байгуулалтын бүтэц, өөрчлөлт;
г/ тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны үндсэн чиглэл;
д/ харьяа газар, тэдгээрийн гүйцэтгэсэн үүрэг;
е/ сан хөмрөг үүсгэгчийг татан буулгасан, өөр байгууллагад нэгтгэсэн болон үүргийг нь шилжүүлсэн бол түүний шалтгаан, тухайн байгууллагын үйл ажиллагааг үргэлжлүүлж байгаа байгууллага, түүний албан ёсны нэр.
48. Байгууллагын архивын баримтын түүхэнд дараахь зүйлийг тусгана. Үүнд:
а/ албан хэрэг хөтлөлтийн арга хэлбэр, түүнд гарсан өөрчлөлт;
б/ сан хөмрөг үүсгэгчийн нэр дээр хуримтлагдсан бармтын тоо хэмжээ, он цагийн хязгаар, хадгаламжийн нэгжийн тоо;
в/ баримтыг хэзээ, ямар байгууллагаас шилжүүлэн авсан, шилжүүлж өгсөн актын дугаар, огноо;
г/ баримт хүлээн авах үед хамт ирүүлсэн лавлах, тоо бүртгэлийн баримт бичгүүд, ашиглах журам, шаардлага хангасан байдал;
д/ устгасан бичгийн тоо хэмжээ, түүний гол агуулга, зохих шатны нягтлан шалгах комиссын шийдвэр, протоколын дугаар, огно;
е/ үрэгдэж үгүй болсон, сэргээн засварлах боломжгүй баримт байвал түүний тоо хэмжээ, он цагийн хязгаарын тухай акт;
ж/ бусад байгууллага, архивын сан хөмрөгт шилжүүлсэн баримтын тоо хэмжээ, түүний он цагийн хязгаар;
з/ баримтад эрдэм шинжилгээ, техник боловсруулалт хийсэн арга, түүний онцлог;
и/ эрдэм шинжилгээний лавлах, түүний бүрэлдэхүүн, үйлдсэн арга;
к/ баримтын бүрэлдэхүүн, түүний гол агуулга, хосгүй үнэт, үнэт баримт болон дутагдаж байгаа баримтын нэрийн жагсаалт, нөхөн бүрдүүлэх талаар зохиосон ажил, үр дүн;
л/ баримтад тооллого явуулдаг арга хэлбэр;
м/ баримтыг нийтлүүлсэн, зохиол бүтээл, үзэсгэлэн болон радио, телевизийн нэвтрүүлэгт ашигласан байдал.
49. Үйл ажиллагаа нь үргэлжилж байгаа байгууллагын зохион байгуулалт, эрх хэмжээнд өөрчлөлт орсон тухай бүр холбогдох баримтаар түүхчилсэн лавлахыг байнга баяжуулна.
50. Түүхчилсэн лавлахыг 3 хувь үйлдэж нэг хувийг байгууллагын архивт хадгаламжийн нэгж болгон хадгалж, бусад хувийг улсын архивт шилжүүлнэ.
51. Архив нь баримтын тоо хэмжээ, ашиглалтаас шалтгаалан зориулалтын байр, өрөө тасалгаа, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгслээр хангагдсан байна.
52. Баримтын тоо хэмжээ багатай байгууллагууд архивын баримтаа сейф, шүүгээнд хадгалж болно.
53. Архивын хадгаламжийн сан нь дараахь шаардлагыг хангасан байна. Үүнд:
а/ гал, усны болон бусад аюулаас бүрэн хамгаалагдсан байх;
б/ цахилгааны шугам болон дулааны шугам сүлжээ найдвартай байх;
в/ байрны дулаан +14+16 С хэм, чийглэг 50-55 хувь, аль болох бүдэг гэрэлтэй байх;
г/ цонх, хаалгыг төмрөөр бэхэлсэн байх.
54. Архивын баримтыг хадгалалт, хамгаалалтын шаардлага хангаагүй нөхцөлд /зориулалтын бус байр, дээврий хөндий, барилгын хонгил, агуулах болон шалан дээр зэрэг/ хадгалахыг хатуу хориглоно.
55. Архивын хадгаламжийн санг зориулалтын тавиураар хангаж шал, таазнаас 20-30 см зайтай байрлуулна. Тавиурын хоорондох зай 75 см, түүний тавцангийн хоорондох зай 40 см-ээс багагүй байх ба гол гарцын зай 120 см байна.
56. Тавиур, шүүгээг орох хаалганы зүүн гар талаас эхлэн дугаарлаж, тэдгээрийн тавцанг дээрээс доош дугаарлана.
Энэ дугаарыг ашиглан хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуур /13 дугаар хавсралт/ хийнэ.
57. Хадгаламжий санд нүүрс хүчлийн хийн гал унтраагуур 1-2 ширхэг, гал унтраах бусад хэрэгслийг ашиглахад ямагт бэлэн байлгана.
58. Тасалгааны зориулалтын агааржуулагч, чийгжүүлэгч зэрэг техник хэрэгсэл болон механик аргуудыг хэрэглэн хадгаламжийн сангийн чийгийг шаардлагатай хэмжээнд байлгана.
59. Тоос шороо үүсэх, хортой шавьж бий болох, баримт ялзарч хөгцрөхөөс сэргийлж ариутгал, цэвэрлэгээг тогтмол хийнэ.
60. Архивын баримтыг байгууллагы даргын зөвшөөрлөөр ашиглуулна.
61. Архив нь байгууллага, иргэдэд олгосон лавлагаа, баримтын хуулбарын бүртгэл /14 дүгээр хавсралт/, ашиглалтад түр олгосон баримтын бүртгэл /15 дугаар хавсралт/-ийг тус тус хөтөлнө. Архивын лавлагааг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичиж, холбогдох зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг зурна.
62. Хэрэв баримт тухайн архивт байхгүй бол энэ тухай байгууллага, иргэдэд албан ёсоор мэдэгдэнэ.
63. Архивын баримтыг ашиглуулахад дараахь зүйлийг хориглоно:
а/ холбогдох зохион байгуулалтын нэгжийн дарга, архивын ажилтны зөвшөөрөлгүйгээр архивын баримт хувилах, олшруулах;
б/ баримт дээр зурах, тэмдэглэл хийх, хуудас, хавтсыг нугалах, салгаж авах, урж таслах;
в/ ашиглаж буй баримтыг ил задгай орхих, хамгаалалт муутай шүүгээ, саванд хадгалах, гадуур авч явж ашиглах.
64. Архивын баримтыг сонирхогч бусад архив, байгууллагуудтай хамтран үзэсгэлэн гаргах, баримтын эмхтгэл бэлтгэх, хэвлэл, мэдээллийн хэрэгслээр сурталчлахад ашиглаж болно.
65. Баримтыг ашиглуулсны дараа хүлээн авахдаа түүний бүрэн бүтэн байдлыг нарийвчлан шалгаж архиваас түр олгосон баримтын бүртгэл /15 дугаар хавсралтын 6-8 дугаар багана/-д тэмдэглэл хийнэ.
66. Улсын архивт шилжүүлэх баримт нь бүрэн эмхлэн цэгцлэгдсэн, данс нь нягтлан шалгах зохих шатны комиссоор батлагдсан байна.
67. Хосгүй үнэт, үнэт баримтыг хамгаалалтын ба ашиглалтын хуулбар хувийн хамт улсын архивт шилжүүлнэ.
68. Архивын ажил хариуцсан ажилтан өөрчлөгдөх үед 3-аас доошгүй хүнтэй ажил хүлээлцэх комисс томилж архивын баримтыг хүлээлцүүлнэ. Ажил хүлээлцүүлэх комисс нь архивын баримт, тэдгээрийн данс, бүртгэл, эрдэм шинжилгээний лавлах, тоо бүртгэлийн баримт бичиг, хосгүй үнэт, үнэт баримтын хамгаалалтын ба ашиглалтын хуулбар хувь, архивын тоног төхөөрөмж, эд аж ахуйг тоолж шалган акт үйлдэж хүлээлцүүлнэ.
69. Актад комиссын гишүүд ба ажил хүлээлцэгчид гарын үсэг зурж байгууллагын даргаар батлуулна. Ажил хүлээлцэх үед баримт дутагдвал түүнийг эрж олох арга хэмжээ авна.
70. Байгууллагыг шинэчлэн зохион байгуулах, татан буулгах талаар дээд шатны байгууллагаас гаргах шийдвэрт архивын баримтыг хаана шилжүүлэх тухай тодорхой заасан байна. Үүнд:
а/ тухайн байгууллагын эрх, үүрэг, үйл ажиллагааг өөр байгууллагад шилжүүлэхгүйгээр татан буулгасан бол тухайн байгууллагын бүх баримтыг улсын архивт
б/ тухайн байгууллагын эрх, үүрэг, үйл ажиллагааг хэд хэдэн байгууллагад шилжүүлэн өөрчлөн зохион байгуулах үед архивын байнга хадгалах баримтыг улсын архивт, түр хадгалах баримтыг дээд шатны байгууллагын архивт, албан хэрэгт хөтлөгдөж буй шийдвэрлэгдэж дуусаагүй хэрэг, ажиллагчдын хувийн хэргийг тухайн байгууллагын үүргийг хүлээн авсан байгууллагад;
в/ тухайн байгууллагын аль нэг зохион байгуулалтын нэгж салж бие даасан байгууллага болсон тохиолдолд түүнд уг нэгжийн зөвхөн тухайн жилийн албан хэрэг, ажиллагчдын хувийн хэргийг шилжүүлнэ.
71. Архивы баримтыг улсын архивт шилжүүлэхтэй холбогдон гарах зардлыг тухайн байгуулага хариуцна.
1 дүгээр хавсралт
БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВЫН ГЭРЧИЛГЭЭ
/байгууллагын нэр/
Байгууллагын анх байгуулагдсан огноо
__________________________________
Байгууллагын хаяг ________________
Телефон утасны дугаар ______________
Гэрчилгээ олгосон ___________________
__________________________________
/албан тушаал, гарын үсэг, тайлал, тамга/
Хавсралт №
