/АЕГ-ын даргын 2018 оны А/78 дугаар тушаалаар хүчингүй болсон/

  Архивын ерөнхий газрын даргын 2015 оны 04 сарын 30-ны

өдрийн А/73 дугаар тушаалын 1 дүгээр хавсралт
 

  АРХИВЫН БАРИМТЫН УЛСЫН НЭГДСЭН ТОО БҮРТГЭЛ ХӨТЛӨХ ЖУРАМ

Нэг. Нийтлэг үндэслэл

1.1.  Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх /цаашид “нэгдсэн тоо бүртгэл” гэх/ үйл ажиллагаанд Архивын тухай хууль, Соёлын өвийг хамгаалах тухай хууль болон тэдгээртэй нийцүүлэн гаргасанхууль тогтоомж, энэхүү журмыг дагаж мөрдөнө.
1.2. Энэхүү журмын зорилго нь нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх, архивын баримтын тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сан /цаашид “тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сан” гэх/ бүрдүүлэхтэй холбоотой харилцааг зохицуулахад оршино.
1.3. Энэхүү журмыг үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтыг хадгалж буй төрийн ба төрийн бус байгууллага, иргэд /цаашид “байгууллага” гэх/, төрийн архивын баримтын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх, тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх үйл ажиллагаанд мөрдөнө.
1.4. Нэгдсэн тоо бүртгэл нь дараах зарчимд тулгуурлана.
1.4.1. төвлөрсөн байх - баримтын тоо бүртгэл, хадгалалт хамгаалалтын ажлын зохион байгуулалтын нэгдмэл байдлыг хангасан байх;
1.4.2. ижилтгэсэн байх - сан хөмрөгийн баримтыг тоо бүртгэлийн ижил нэгж хэмжигдэхүүнээр илэрхийлж, тоо бүртгэлийн баримт бичгийн загвар хүснэгтийг ижил байдлаар загварчилах;
1.4.3. өөрчлөлт хөдөлгөөнтэй байх - баримтын тоо хэмжээ, бүрэлдэхүүнд  орсон өөрчлөлт хөдөлгөөнийг  тоо бүртгэлийн бүх баримт бичигт шуурхай тусгах;
1.4.4. үнэн зөв, бүрэн байх;
1.5.  Нэгдсэн тоо бүртгэлийн үндсэн нэгж нь архивын хөмрөг, архивын цуглуулга, хадгаламжийн нэгж байна.

Хоёр. Нэгдсэн тоо бүртгэлийн зохион байгуулалт

2.1. Нэгдсэн тоо бүртгэлд Архивын тухай хуулийн 3 дугаар зүйлийн 3.1-д заасан бүх төрлийн архивын баримт хамрагдана.
2.2. Төрийн архивын сан хөмрөгийн баримтыг нэгдсэн тоо бүртгэлд заавал бүртгэнэ.
2.3. Төрийн бус архивын сан хөмрөгийн баримтыг өмчлөгчийн хүсэлтийг үндэслэн нэгдсэн тоо бүртгэлд бүртгэнэ.
2.4. Нэгдсэн тоо бүртгэл нь дараах түвшинд хөтлөгдөнө.
2.4.1. Байгууллагын архивт– Анхан шатны тоо бүртгэл;
2.4.2. Үндэсний төв архив, аймаг, нийслэлийн болон салбар, төрөлжсөн
архив /цаашид “төрийн архив” гэх/-т – Төвлөрсөн тоо бүртгэл;
2.4.3. Архивын ерөнхий газарт – Улсын нэгдсэн тоо бүртгэл;
2.5. Байгууллагын архив нь хадгалагдаж буй баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалт, ашиглалтын үйл ажиллагаанд хяналт тавих зорилгоор анхан шатны тоо бүртгэл хөтөлнө.
Анхан шатны тоо бүртгэлийн мэдээлэлд үндэслэн нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичиг хөтөлж, энэ журмын 3.1.1-д заасан хугацаанд харьяалах төрийн архивт хүргүүлнэ.
2.6.  Төрийн архив нь төвлөрсөн тоо бүртгэл хөтөлнө. Үүнд:
а/ сан хөмрөгтөө хадгалагдаж буй баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтын байдалд хяналт тавих, эрэлт хайлтын шуурхай байдлыг хангах зорилгоор тоо бүртгэл хөтөлнө.
б/ хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архивт хадгалагдаж буй баримтын тоо хэмжээ, өөрчлөлт хөдөлгөөн, хадгалалтын байдлын мэдээллийг төвлөрүүлэн гаргана.
Төрийн архив нь төвлөрсөн тоо бүртгэлийн мэдээлэлд үндэслэн нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичиг хөтлөн энэ журмын 3.2.2-д заасан хугацаанд тоо бүртгэл - мэдээллийн нэгдсэн санд оруулах ба бичгээр Архивын ерөнхий газар /цаашид “АЕГ” гэх/-т хүргүүлнэ.
2.7. АЕГ ньтөрийн архиваас ирүүлсэн нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичгийг хүлээн авч, нэгдсэн тоо бүртгэл хөтөлж, тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сан байгуулна.

Гурав. Нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх

3.1.  Байгууллага нь өөрийн архивт хадгалагдаж буй баримтыг нэгдсэн тоо бүртгэлд хамруулна.
3.1.1. Байгууллагын архивт хадгалагдаж буй баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, баримтын хадгалалт, өөрчлөлт хөдөлгөөнийг “Байгууллагын архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээ”-нд 12 дугаар сарын 01-ний байдлаар тусгаж, харьяалах төрийн архивт жил бүрийн 12 дугаар сарын 30-ны дотор хүргүүлнэ.
3.2. Төрийн архив нь өөрт болон хөмрөг үүсгэгчид  хадгалагдаж буй баримтыг нэгдсэн тоо бүртгэлд хамруулах зорилгоор дараах үйл ажиллагааг явуулна.
3.2.1. Төрийн архив дараах нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичиг хөтөлнө. Үүнд:
    а/ Төрийн архив нь баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээгжил бүрийн 01 дүгээр сарын 01-ний өдрийн байдлаар гаргана.
    б/ Хөмрөгийн карт
   Архивын хөмрөг тус бүрийн баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээний мэдээллийг жил бүрийн 01 сарын 01-ний өдрийн байдлаар тусгана. Эхний жилд бүх хөмрөгт карт хөтөлнө. Дараачийн жилүүдэд шинээр үүссэн болон баримтын тоо хэмжээнд өөрчлөлт хөдөлгөөн орсон хөмрөгийн картыг хөтөлнө.
    в/ “Хөмрөг үүсгэгчбайгууллагын баримтын тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээ”-г  хөмрөг үүсгэгч байгууллагаас энэ журмын 3.1.1-д заасан нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичгийг хүлээн авч, нэгтгэн гаргана.
3.2.2. Төрийн архив нь энэ журмын 3.2.1-д заасан нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичгийн мэдээллийг жил бүрийн 02 дугаар сарын 01-ний дотор тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн санд онлайнаар оруулах ба бичгээржил бүрийн 02 дугаар  сарын 15-ны дотор АЕГ-т хүргүүлнэ.

   Дөрөв. Хосгүй үнэт баримтын нэгдсэн тоо бүртгэл

4.1.  Үндэсний архивын сан хөмрөгт хадгалагдаж буй хосгүй үнэт баримтын тоо хэмжээ, хадгалалт, ашиглалтын байдалд хяналт тавих зорилгоор нэгдсэн тоо бүртгэл хөтөлнө.
4.2. Төрийн архив, байгууллага, иргэд өөрт хадгалагдаж буй хосгүй үнэт баримтаа Үндэсний архивын газрын даргын 2003 оны 10 дугаар тушаалаар батлагдсан “Архивын хосгүй үнэт баримтыг тодорхойлох, тоо бүртгэл хөтлөх, хадгалах, ашиглуулах журам”-ын дагуу судлан илрүүлнэ.
4.3. Төрийн архив, байгууллага, иргэдхосгүй үнэт баримтаа тус журмын 3.6-д заасны дагуу  хэлэлцүүлж, шийдвэрлүүлсний дараа хосгүй үнэт баримтын бүртгэл мэдээллийн нэгдсэн санд бүртгүүлэхээр АЕГ-ын тоо бүртгэл хариуцсан зохион байгуулалтын нэгжид ирүүлнэ.
4.4. АЕГ-ын тоо бүртгэл хариуцсан зохион байгуулалтын нэгж төрийн архив, байгууллага, иргэдийн хүсэлтийг хүлээн авч, хосгүй үнэт баримтын гэрчилгээнд нэгдсэн бүртгэлд бүртгэсэн тухай тэмдэглэл хийж баталгаажуулан, хосгүй үнэт баримтын талаарх мэдээллийг хосгүй үнэт баримтын бүртгэл мэдээллийн нэгдсэн санд оруулна.
4.5. Төрийн архив, байгууллага, иргэд нь хосгүй үнэт баримтын улсын нэгдсэн бүртгэлд бүртгэсэн хосгүй үнэт баримтын гадаад байдал, физик, химийн шинж чанарт өөрчлөлт орсон болон гэмт халдлага, гэнэтийн болзошгүй аюулд өртсөн тохиолдолд энэ тухай мэдээллийг АЕГ-ын тоо бүртгэл хариуцсан зохион байгуулалтын нэгжид нэн даруй хүргүүлнэ.

Тав. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сан

5.1.  Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн санг бүрдүүлэх ажлыг АЕГ-ын тоо бүртгэлийн асуудал хариуцсан нэгж, мэдээллийн технологийн асуудал хариуцсан зохион байгуулалтын нэгжтэй хамтран гүйцэтгэнэ.
5.2. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сан нь үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, өөрчлөлт хөдөлгөөн, байршлын улсын хэмжээний нэгдсэн мэдээллээс бүрдэнэ. Үүнд:
5.2.1. “Үндэсний төв архив, аймаг, нийслэлийн архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтын нэгдсэн мэдээ”-г Үндэсний төв архив болон аймаг, нийслэлийн архиваас ирүүлсэн энэ журмын 3.2.1-ийн а-д заасан нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичгийг нэгтгэж гаргана.
5.2.2. “Салбар, төрөлжсөн архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтын нэгдсэн мэдээ” –г салбар, төрөлжсөн архиваас ирүүлсэн энэ журмын 3.2.1-ийн а/-д заасан нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичгийг нэгтгэн гаргана.
5.2.3. “Архивын хөмрөгийн нэгдсэн каталог”-ийг энэ журмын 3.2.1-ийн б/-д заасны дагуу төрийн архиваас ирүүлсэн хөмрөгийн картын мэдээллээр бүрдүүлнэ.
5.2.4. “Төрийн архивт хөмрөг үүсгэгчийн бүрэлдэхүүн, баримтын тоо хэмжээ, хадгалалтын байдлын нэгдсэн мэдээ”-г төрийн архиваас ирүүлсэн энэ журмын 3.2.1-ийн в/-д заасан нэгдсэн тоо бүртгэлийн баримт бичгийг хүлээн авч, нэгтгэн гаргана.
5.2.5. “Архивын хосгүй үнэт баримтын бүртгэл мэдээллийн сан”-г энэ журмын 4 дүгээр бүлэгт заасны дагуу бүрдүүлнэ.
5.3. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээллийг цаасан болон цахим хэлбэрээр бүрдүүлнэ.
5.4. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн санг цахим хэлбэрээр бүрдүүлэхдээ вэбэд суурилсан программ хамгамжийн тусламжтай хөтлөн явуулна.
5.5.  Тоо бүртгэл хариуцсан нэгж нь тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн санд оруулах мэдээллийн бүрэн, зөв эсэхэд хяналт тавина.
5.6.  Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээллийг www.archives.gov.mn цахим хуудсанд байршуулна.
5.7. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сангийн цахим мэдээллийг техникийн болон мэдээллийн аюулгүй байдлын шаардлага хангасан серверт хадгална.
5.8. Тоо бүртгэл-мэдээллийннэгдсэн сангийн цаасан мэдээлэлд журмын дагуу бүртгэл хөтлөн, зориулалтын тавиур, шүүгээ бүхий өрөө, тасалгаанд горимын дагуу хавтас, хайрцагт хадгална.

Зургаа. Хяналт, шинжилгээ, ашиглалт

6.1. АЕГ нь архивын баримтын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх, тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх ажлыг арга зүйн нэгдсэн удирдлагаар хангана.
6.2.  Төрийн архив нь хөмрөг үүсгэгч байгууллагын тоо бүртгэлийн үйл ажиллагааг мэргэжил, арга зүйн удирдлагаар хангана.
6.3. АЕГ нь нэгдсэн тоо бүртгэлийн үйл ажиллагаанд жил бүр хяналт шинжилгээ, үнэлгээ хийж, энэ тухай тайланг цаашид авах арга хэмжээний талаарх саналын хамт Хууль зүйн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны төв байгууллагад хүргүүлнэ.
6.4. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээллийг олон нийтэд нээлттэйгээр ашиглуулна.
6.5. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээллийг архивын баримтыг улсын хэмжээнд эрэлт хайлт хийх, судалгаа хийх, мэдээлэх, сурталчлах ажилд ашиглана.
6.6. Тоо бүртгэл-мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээллийг үндэслэл болгох, хэсэгчлэн нийтлэх болон цахим хуудас, мэдээллийн самбарт байршуулахдаа улсын нэгдсэн бүртгэлийн мэдээллийг заавал дурдана.

----------oOo---------