Архивын ерөнхий газрын даргын 2015 оны 08 дугаар сарын 26-ны өдрийн А/65 дугаар тушаалаар хүчингүй болсон.

Архивын ерөнхий газрын даргын 2015 оны 12 дугаар сарын 9-ний өдрийн А/167 дугаар тушаалын нэгдүгээр хавсралт

ТӨРИЙН АРХИВЫН БАРИМТ АШИГЛАЛТЫН НИЙТЛЭГ ЖУРАМ

Нэг. Нийтлэг үндэслэл

1.1.Төрийн архивын сан хөмрөгийн баримтыг судлах, сурталчлах, хэвлэн нийтлэх, мэдээлэл, лавлагаа, танин мэдэхүйн зорилгоор хувь хүн, аж ахуйн нэгж, байгууллагад ашиглуулахтай холбогдсон үйл ажиллагаанд Архивын тухай хууль[1]-ийн 25.1-д заасны дагуу энэхүү журам болон хууль, эрх зүйн холбогдох бусад актыг дагаж мөрдөнө.

1.2.Энэхүү журмын зорилго нь төрийн архивын баримтын ашиглалт, үйлчилгээтэй холбоотой харилцааг зохицуулахад оршино.

1.3.Төрийн архивын сан хөмрөгийн баримт ашиглалтын үйл ажиллагааны үндсэн зарчим нь олон нийтэд нээлттэй, улс төрөөс хараат бус байхад оршино.

Хоёр. Төрийн архивын баримт ашиглуулах ажлын зохион байгуулалт

2.1.Төрийн архивын сан хөмрөгийн баримтыг иргэд, хуулийн этгээдэд энэ журмыг үндэслэн ашиглуулна.

2.2.Архивын баримт ашиглалтын үндсэн хэлбэр нь Архивын тухай хуулийн 25.2-т заасны дагуу:

а/ иргэд, хуулийн этгээдэд архивын баримтаас лавлагаа, хуулбар олгох;

б/ баримтыг уншлагын танхимаар судлуулах зэрэг болно.

2.3.Иргэд, хуулийн этгээдэд төрийн архивын сан хөмрөгийн баримтыг ашиглуулах үйл ажиллагааг сан хөмрөгч болон уншлагын танхимын эрхлэгч хариуцан гүйцэтгэнэ.

2.4.Архиваас ашиглуулах баримт нь эх баримт болон түүнтэй адилтгах баталгаат хуулбар, ашиглалтын хувь байна.

2.5.Архивын тухай хуулийн 25.6-д заасны дагуу төрийн архив дахь хувийн гаралтай болон гэрээний дагуу хадгалуулсан баримтыг өмчлөгч, эзэмшигчийн зөвшөөрлөөр иргэд, хуулийн этгээдэд ашиглуулна.

2.6.Төрийн болон хувийн нууцад хамаарах баримтыг нууцлах хугацаа дуусаагүй тохиолдолд нийтэд ашиглуулахыг хориглоно.

2.7.Архивын тухай хуулийн 25.7-д “Архивт байгаа хуулиар хамгаалсан төрийн болон бусад нууцад холбогдох баримтыг үүссэн цагаас нь хойш 30 жил өнгөрсний дараа нийтэд ашиглахыг зөвшөөрнө” гэж заасны дагуу төрийн болон бусад нууцад холбогдох баримт төрийн архивт шилжсэний дараа иргэд, хуулийн этгээдэд ашиглуулна.

2.8.Архивын тухай хуулийн 25.8-д “Үндэсний аюулгүй байдал, улсын онц чухал эрх, ашиг сонирхолд хамаарах баримтыг 50 жил, иргэдийн хувийн амьдрал, эд хөрөнгийн байдалд холбогдолтой баримт бичгийг 70 жил өнгөрсний дараа нийтэд ашиглуулна” гэж заасны дагуу хуулийн хүчинтэй хугацаа дууссаны дараа иргэд, хуулийн этгээдэд ашиглуулна.

2.9.Архивын баримт ашиглалтын журам зөрчсөн архивын ажилтан, иргэд, хуулийн этгээдэд холбогдох хууль тогтоомжийн дагуу хариуцлага хүлээлгэнэ.

Гурав. Төрийн архивын баримтыг уншлагын танхимаар ашиглуулах

3.1.Төрийн архивын баримт ашиглахыг хүссэн иргэд, хуулийн этгээд /цаашид “үйлчлүүлэгч” гэх/-ийн бичгээр илэрхийлсэн хүсэлтийн дагуу баримтыг уншлагын танхимаар ашиглуулна.

3.2.Үйлчлүүлэгч нь төрийн архивын баримт ашиглалтын журамтай танилцаж, “уншлагын танхимаар үйлчлүүлэгчийн анкет”, “хүлээх үүрэг”-ийн маягтыг бөглөн, хувийн хэрэг нээлгэж, үнэмлэх авна.

3.3.Үйлчлүүлэгчийн хувийн хэрэг нь энэ журмын 3.1, 3.2-т заасан баримт бичиг болон баримтын захиалгын хуудас зэргээс бүрдэнэ.

3.4.Төрийн архивын дарга /захирал, эрхлэгч/ нь судалгааны ажлын зорилго, сэдвийг харгалзан 7 хоногоос зургаан сар хүртэл хугацаагаар баримт судлах зөвшөөрөл олгох ба зөвшөөрлийн хугацааг тухайн сэдвийн хүрээнд сунгаж болно.

3.5.Үйлчлүүлэгч нь архивын мэдээллийн сан /данс, бүртгэл, карт, каталог гэх мэт/-тай танилцан судлах баримтын захиалгыг нэг хоногийн өмнө уншлагын танхимын эрхлэгчид урьдчилан өгөх ба нэг удаад 20 хүртэл хадгаламжийн нэгжийг захиалж ашиглана. 

3.6.Уншлагын танхимын эрхлэгч нь архивын баримтын бүрэн бүтэн байдлыг биечлэн хариуцаж, үйлчлүүлэгчийн захиалсан баримтыг сан хөмрөгчөөс хадгаламжийн нэгжийн хуудас нэг бүрийг шалган хүлээн авч, үйлчлүүлэгчид хүлээлгэн өгнө.

3.7.Үйлчлүүлэгч нь захиалж авсан баримтаа ажлын 15 хоногт багтаан судалж дуусган, уншлагын танхимын эрхлэгчид хүлээлгэн өгнө.

3.8.Үйлчлүүлэгч баримт захиалсан өдрөөс хойш ажлын 5 хоногт судлахаар ирээгүй тохиолдолд уншлагын танхимын эрхлэгч баримтыг сан хөмрөгчид буцааж хүлээлгэн өгнө.

3.9.Уншлагын танхимын эрхлэгч нь үйлчлүүлэгчээс баримтыг буцаан шалгаж авах ба уншлагын танхимын эрхлэгчээс сан хөмрөгч хадгаламжийн нэгжийн хуудас нэг бүрийг шалгаж, хүлээж авна.

3.10.Уншлагын танхимын эрхлэгч нь эрдэм шинжилгээний лавлах сантай танилцах болон баримттай ажиллахад нь үйлчлүүлэгчид туслан, уншлагын танхимаар үйлчлүүлэгчдэд байнга хяналт тавьж ажиллана.

3.11.Уншлагын танхимын эрхлэгч нь уншлагын танхимаар үйлчлүүлэгчид олгосон баримтын бүртгэлийн дэвтэр хөтөлнө.

3.12.Үйлчлүүлэгч нь судалгаандаа ашигласан хадгаламжийн нэгж бүрийн ашиглалтын хуудас хөтөлнө.

3.13.Архивын тухай хуулийн 25.9-д “төрийн архивын баримтыг хувь хүн, байгууллага хэвлэн нийтлэх тохиолдолд архивт хадгалагдаж байгаа эх хувьтай нь тулгаж хянасан, энэ талаар төрийн архиваас зохих зөвшөөрөл авсан байна” гэж заасны дагуу зөвшөөрөл авсны үндсэн дээр төрийн архивын баримтаас өөрийн ном, бүтээлд оруулсан тохиолдолд энэ тухай ишлэл зүүлтийг заавал хийнэ. Ишлэл зүүлтийг дараах хэлбэрээр бичнэ. Үүнд: Монгол Улс-МУ, Үндэсний төв архив-ҮТА, Түүхийн баримтын архив-ТБА, хөмрөг-Х, данс-Д, хадгаламжийн нэгж-ХН, хуудас-Тал, нугалбар-Н зэрэг болно.

3.14.Үйлчлүүлэгч нь төрийн архивын сан хөмрөгийн баримт ашиглан ном, эмхэтгэл, бүтээл гаргасан тохиолдолд нэг хувийг тухайн төрийн архивт үнэ төлбөргүйгээр өгч, хадгалуулж болно.

3.15.Үйлчлүүлэгч нь зөвхөн өөрийн өргөдөл, хүсэлтэд дурдсан сэдэв, асуудлын хүрээнд хамаарах баримтыг судална.

3.16.Үйлчлүүлэгч нь төрийн архивын баримтыг эмхэтгэл, ном, бүтээл болгон гаргах зорилгоор бүхэлд нь хуулбарлан авсан тохиолдолд зохиогчийн эрх зөвхөн тухайн төрийн архивт хадгалагдана.

3.17.Үйлчлүүлэгчид хосгүй үнэт, үнэт баримт, хүн амын тооллогын холбогдолтой баримтыг эх хувиар нь ашиглуулахгүй, зөвхөн цахим хэлбэрээр ашиглалтын хувиар үйлчилнэ.

3.18.Үйлчлүүлэгч нь баримтыг нугалах, урж гэмтээх, бохирдуулах, засварлах, бусдад дамжуулах, гадагш авч гарах, фото зургийн, дижитал аппарат болон зөвшөөрөлгүйгээр флаш, зөөврийн хард диск ашиглан баримтыг буулгаж авах, хуулбарлах, хулгайлах зэргээр архивын баримт ашиглалтын журмыг зөрчсөн тохиолдолд уншлагын танхимын эрхлэгчийн санал болгосноор холбогдох хууль тогтоомжид заасны дагуу мөнгөн торгууль оногдуулах, цаашид төрийн архиваар үйлчлүүлэх эрхийг нь тодорхой хугацаанд хасах хүртэл арга хэмжээг төрийн архивын эрх бүхий албан тушаалтан авна.

3.19.Үйлчлүүлэгч нь уншлагын танхимд гэрэл зургийн болон дижитал аппарат, видео камер, овор ихтэй цүнх, сав, зураг авах боломжтой гар утас, таблет болон хүнсний зүйл биедээ авч орохыг хориглоно.

3.20.Уншлагын танхимаар үйлчлүүлэгч нь архивын баримтыг ашиглахдаа үйлчилгээний хөлс төлнө.

Дөрөв. Төрийн архивын баримтыг дотоод ажлын хэрэгцээнд ашиглуулах

4.1.Төрийн архивын баримтыг архивын ажилтанд дотоод ажлын хэрэгцээнд дараах зорилгоор ашиглуулна.

а/ сан хөмрөгийн баримтад дахин боловсруулалт, нягтлан шалгалтын ажил хийх;
б/ архивын лавлагаа, баримтын хуулбар олгох; 

в/ данс, бүртгэлийг шинэчлэх, тоо бүртгэл хөтлөх;

г/ хэвлэн нийтлэх, олон нийтийн хүртээл болгох, сурталчлах;

д/ уншлагын танхимаар эрдэм шинжилгээ, судалгааны ажил хийх;

е/ сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх, хамгаалалтын болон ашиглалтын хувь үйлдэх;
ж/ сан хөмрөгийн баримтад тооллого явуулах;

з/ архивын баримтаар үзэсгэлэн гаргах;

и/ цахим мэдээллийн санд оруулах.

4.2.Сан хөмрөгч нь архивын баримтыг дотоод ажлын хэрэгцээнд ашиглуулахдаа дотоодын хэрэгцээнд баримт олгосон бүртгэлийн дэвтэр хөтлөх ба нэг ажилтанд 20-иос илүүгүй хадгаламжийн нэгжийг нэг удаад олгоно.

4.3.Архивын ажилтан нь зайлшгүй шаардлагатай үед дотоод ажлын хэрэгцээнд ашиглах баримтыг сан хөмрөгчөөс хуудас нэг бүрийг шалган хүлээж авах ба сан хөмрөгч буцааж хуудас нэг бүрийг шалган хүлээж авна.

4.4.Архивын ажилтан нь албан ажлын хэрэгцээнд түр олгосон баримтын бүрэн бүтэн, аюулгүй байдлыг хариуцан гамтай ашиглах, зөвхөн ажлын байранд зориулалтын тусгай шүүгээнд хадгалах, төрийн архивын баримт ашиглалтын журмыг зөрчихгүй байх үүргийг хүлээнэ.

Тав. Төрийн архивын баримтаас лавлагаа, хуулбар олгох

5.1.Төрийн архивын баримтаас зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичгийн хуулбар авахыг хүссэн иргэн, хуулийн этгээд /цаашид “үйлчлүүлэгч” гэх/ нь зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичгийн лавлагааны захиалгын хуудас, хүн амын тооллогын баримт бичгийн лавлагаа авахыг хүссэн үйлчлүүлэгч нь хүн амын тооллогын баримт бичгийн захиалгын хуудас, цалингийн баримт бичгийн лавлагаа авахыг хүссэн үйлчлүүлэгч цалингийн баримт бичгийн лавлагааны захиалгын хуудас, зураг төслийн баримтын лавлагаа, хуулбар авахыг хүссэн үйлчлүүлэгч зураг төслийн баримтын лавлагаа, хуулбарын захиалгын хуудас тус тус бөглөж, захиалгаа төрийн архивт өгөх бөгөөд захиалгын хуудас хөтлөөгүй захиалгыг хүлээж авахгүй. Техникийн нөхцөл бүрдсэн тохиолдолд захиалгыг онлайнаар авч болно.

5.2.Үйлчлүүлэгчийн хүсэлт, захиалгыг хүлээн авсан төрийн архивын ажилтан нь цахим мэдээллийн санд орсон баримтаас олгох лавлагааны хариуг ажлын 2 хоногт, бусад лавлагааны хариуг ажлын 5 хоногт тус тус багтаан олгоно.

5.3.Үндсэн чиг үүргээ хэрэгжүүлэхтэй холбогдуулж, байгууллагаас архивын баримтын лавлагаа, хуулбар авахаар ирүүлсэн албан бичгийн хариуг тухайн албан бичигт дурдсан хугацаанд, амаар өгсөн хүсэлт, захиалгын хариуг хүлээн авч бүртгэснээс хойш ажлын 5 хоногт багтаан шийдвэрлэнэ.

5.4.Иргэний улсад ажилласан жилийг тодорхойлсон лавлагааг тухайн иргэнийг ажилд томилсон буюу чөлөөлсөн тухай байгууллагын албан ёсны тушаал шийдвэрийг үндэс болгох ба ажилд томилсон буюу чөлөөлсөн тушаал, шийдвэр байхгүй тохиолдолд ээлжийн амралт олгосон, шагналд тодорхойлсон, сургалтад хамруулсан, комисс, ажлын хэсэгт томилогдсон зэрэг ажил төрлийн холбогдолтой бусад тушаал, шийдвэр, цалингийн баримт зэргийг үндэслэн олгоно.

5.5.Цалингийн тодорхойлолтыг тухайн байгууллагын санхүүгийн баримт болон шагналт цалин, ур чадварын нэмэгдэл, илүү цаг, амралт, баяр ёслолын үед ажилласны нэмэгдэл хөлс олгосон тухай тушаал шийдвэрийг үндэслэн олгоно.

5.6.Цалингийн тодорхойлолтыг олгосон ажилтан гарын үсэг зурж, байгууллагын /тамга/ тэмдгээр баталгаажуулна.

5.7.Цэргийн алба хаасан тухай лавлагааг цэргийн албанд татагдсан болон чөлөөлөгдсөн тушаал шийдвэрийг үндэслэн олгоно.

5.8.Ураг төрлийн холбогдолтой лавлагааг угийн бичиг, гэрийн үеийн бичиг, хүн амын тооллогын болон эд хөрөнгийн тооллогын бүртгэл, тухайн иргэний намтар түүхтэй холбогдох бусад баримтыг үндэслэн гаргана.

5.9.Төрийн архиваас олгож буй архивын лавлагааг үнэт цаасан дээр хэвлэж, лавлагаа гаргасан ажилтан гарын үсэг зурж, байгууллагын /тамга/ тэмдгээр баталгаажуулна.

5.10.Төрийн архиваас олгосон архивын лавлагаа, баримтын хуулбарын үнэн бодит байдлыг лавлагаа гаргасан ажилтан хариуцна.

5.11.Байгууллагын удирдлагаас хууль тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд гаргасан зарлиг, тогтоол, үндсэн үйл ажиллагааны болон боловсон хүчний холбогдолтой захирамж, тушаал, шийдвэр зэрэг захирамжлалын баримт бичиг, тодорхойлолт, нотариат, банк санхүүгийн баримт, эрдэм шинжилгээ, судалгааны ажлын тайлан болон бусад зохион байгуулалтын баримт бичгийг хуулбарлан, хуудас бүрт “Хуулбар үнэн” тэмдэг дарж, хуулбар олгосон тухай бүртгэл үйлдэн, дугаар, огноог бичиж, хуулбар олгосон ажилтан гарын үсэг зурж баталгаажуулна.

5.12.Цахим мэдээллийн сангаас лавлагаа олгож буй тохиолдолд баталгаажилтыг лавлагаа хариуцсан ажилтан хийнэ. Энэ тохиолдолд тухайн лавлагааны хууль зүйн хүчин төгөлдөр байдал, бодит үнэнийг уг лавлагааг олгосон ажилтан бүрэн хариуцна.

5.13.Төрийн архивын баримтаас шүүж, баталгаажуулан олгосон лавлагаа, баримтын хуулбар нь үндсэн эх баримтын адил эрх зүйн хүчин төгөлдөр баримт болно.

5.14.Үйлчлүүлэгчийн тавьсан хүсэлтийн дагуу шүүж үзэхэд холбогдох баримт нь төрийн архивын сан хөмрөгт шилжиж ирээгүй тохиолдолд үйлчлүүлэгчид баримт байхгүй тухай тодорхойлолтыг лавлагаа хариуцсан ажилтан албан ёсоор өгнө.

5.15.Лавлагаа хариуцсан ажилтан болон сан хөмрөгч нь төрийн архиваас олгосон архивын лавлагааны бүртгэлийн дэвтэр, төрийн архиваас олгосон баримтын хуулбарын бүртгэлийн дэвтрийг тус тус хөтөлнө.

Зургаа. Үйлчилгээний хөлс төлөх

6.1.Иргэн, хуулийн этгээд нь төрийн архивын баримтыг ашиглахдаа Архивын тухай хуулийн 25.4-т “иргэн, хуулийн этгээд төрийн архивын баримтыг ашиглахдаа Үндэсний архивын газраас тогтоосон журмын дагуу үйлчилгээний хөлс төлнө” гэж зааснаар батлагдсан тарифын дагуу үйлчилгээний хөлс төлнө.

6.2.Архивын тухай хуулийн 25.5-д “төрийн архивт шилжүүлсэн баримтаа аж ахуйн нэгж, байгууллага, хувь хүн үнэ төлбөргүй үзэж ашиглах эрхтэй” гэж заасны дагуу иргэн, хуулийн этгээд нь архивын баримтаас хуулбарлаж авах тохиолдолд үйлчилгээний хөлс төлнө.

6.3.Үйлчлүүлэгч нь сканер, хувилагч машин зэрэг өөрийн техник хэрэгслээр баримт хуулбарлаж авч болох ба энэ тохиолдолд үйлчилгээний хөлсөнд өөрчлөлт орохгүй.

6.4.Төрийн архиваас олгож буй архивын лавлагаа, баримтын хуулбарыг шуудангаар хүргүүлэх тохиолдолд үйлчилгээний хөлс дээр “Монгол шуудан” компанийн үнийн тарифыг баримтлан шуудангийн зардлыг нэмж тооцно.

6.5.Хууль, хяналтын байгууллагын албан бичгийг үндэслэн холбогдох хууль, тогтоомжийн дагуу архивын лавлагаа, баримтын хуулбарыг үнэ төлбөргүй олгоно.

---o0o---